Secrétaire pédagogique (H/F) 65 - TARBES
Offre n° 182BBZG
Secrétaire pédagogique (H/F)
65 - TARBES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 02 octobre 2024
L'Université de Technologie de Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP), 4eme Université de Technologie française, regroupe deux composantes : l' Ecole Nationale d'Ingénieurs de Tarbes (ENIT) et l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Tarbes. Elle assure une mission d'enseignement supérieur, de recherche et d'innovation. Elle accueille 2800 étudiants, du post-bac au doctorat. L'IUT comprend 6 départements d'enseignement, 4 licences professionnelles et accueille plus de 1500 étudiants. Le département GEII permet à ses étudiants d'obtenir, en trois ans, le diplôme de BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) option GEII (Génie Électrique et Informatique Industrielle). Cette formation est commune la première année puis à partir de la 2ième année, les étudiants peuvent suivre les enseignements en alternance ou en formation initiale dans un des deux parcours ouverts par le département : - Électricité et Maîtrise de l'Energie - Electronique et Systèmes Embarqués Sous l'autorité du chef de département, le secrétariat pédagogique accueille et informe au quotidien les 150 étudiants, les 30 vacataires et les 15 enseignants titulaires du département. Il est également amené à collaborer avec les différents services de l'IUT. Le secrétariat pédagogique assiste le chef de département ,les directeurs d'études dans la gestion administrative. Il assure 5 missions principales : L'accueil physique et téléphonique : - Renseigner et aiguiller les étudiants, les futurs étudiants, les parents d'étudiants, les vacataires, les enseignants, les fournisseurs et collaborer avec les différents services de l'IUT et de l'UTTOP. Le suivi administratif de la scolarité des étudiants : - Suivi des justificatifs, absences, inscriptions pédagogiques, relevés de notes, conventions.) Le suivi administratif des dossiers vacataires : - Vérification des pièces, recevabilité, suivi, relances La gestion des commandes et du budget - Assurer les achats et la gestion du stock de consommable bureautique, informatique et de l'épicerie du département, suivi du budget Le soutien logistique dans le cadre des activités et manifestations : - Gestion des cartes, d'accès, réservation de salles, participation aux différentes journées d'accueil, de communication ainsi qu'aux opérations électorales - Préparation des conseils de département, des réunions, des élections, rédaction des comptes rendus L'agent pourra être sollicité en vue d'assurer des missions d'assistant de prévention au sein de son département (formation assurée) qui seront incluses dans sa fiche de poste (définition du quota horaire, versement d'une prime mensuelle). En fonction de l'activité, l'agent peut être soumis à des pics d'activités. Profil recherché Connaissance de base de l'enseignement supérieur et de l'organisation d'un département d'enseignement dans un IUT. Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat Maîtrise des logiciels de bureautique standards (Word, Excel, Mail) et de logiciels collaboratifs de gestion Sens de l'organisation et de la gestion des priorités Faire preuve de rigueur et de calme face à la diversité des tâches à effectuer Diplôme exigé: niveau IV (Bac) Expérience confirmée de 2 ans minimum en secrétariat administratif Compatible avec 1/2 j de télétravail. 3 options de temps de travail Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) Activités sportives et culturelles Poste à temps complet, cdd 10 mois, prise de fonctions souhaitée: début novembre Merci de bien vouloir envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation obligatoire) au plus tard le 15 octobre, sous la ref secp124, à l'adresse suivante : recrutement@liste.iut-tarbes.fr Les entretiens des candidats sélectionnés auront lieu le lundi 21 octobre 2024 Une réponse sera faite à l'ensemble des candidats L'université met en œuvre une politique d'égalité en excluant toute discrimination. .
- Type de contrat
-
CDD - 10 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1838.0 Euros sur 12.0 mois
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personneCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE
Mme Recrutement service RH
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