La mairie de Plougoumelen recherche un(e) assistant(e) de direction aux services techniques. Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et du Directeur des Services Techniques, l'agent a pour missions principales : Assurer l'accueil téléphonique des services techniques de la commune : - assurer un accueil de qualité : hiérarchiser les demandes, orienter vers les bons interlocuteurs (services mairies et partenaires, et dans une moindre mesure les usagers de la commune), - assurer le premier niveau de réponse aux demandes des usagers - gestion de la boite mail pour les agents (répartition) Gestion administrative - Ressources humaines : Suivi administratif : - des plannings des agents (en lien avec le DST et son adjoint), - des congés payés en lien avec le DST, - des temps de travail en lien avec la DRH, - création de la trame des plannings hebdos et pré-remplissage des missions récurrentes avant la réunion de fin de semaine. Gestion administrative - Comptabilité / finance : - suivi du budget du service et de la comptabilité analytique, - saisie et mise en forme les documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports.), connaissances Excel 1er niveau minimum, - gestion du circuit des demandes de devis et des bons de commande et en assurer le classement informatique. Gestion administrative - Technique : - gestion des demandes de DT/DICT, - classement et archivage des arrêtés, - sauvegarde des documents informatiques (serveur), - gestion en autonomie des demandes de 1er niveau et/ou d'urgence avec les agents (ex : rendez-vous avec l'entreprise pour devis, transmission des demandes type ramassage d'animaux sur la voie publique, sollicitation agent pour les petites urgences etc.), - suivi des manifestations : archivage, transmission aux agents concernés) et alerte sur points de vigilance, - gestion des remplacements en cas d'absence (CMO et CA) : définir les besoins en mode dégradé et assurer les simulations de plannings hebdo puis transmission des nouvelles missions aux agents, - identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains supplémentaires par rapport aux activités planifiées pour les agents. PROFIL RECHERCHE - une expérience sur un poste similaire est vivement souhaitée. Connaissances : - connaissance de l'environnement institutionnel et des collectivités territoriales, - connaissance des techniques et outils de communication, - maitrise des outils informatiques et bureautiques, - maîtrise des règles d'orthographe et de grammaire, - techniques de régulation et d'écoute, - maitrise des logiciels Word, Excel et messagerie Outlook. Savoirs faire : - organisation et méthode, - mise en œuvre des techniques de rédaction d'un courrier administratif, - connaissances comptables de 1er niveau. Savoir être : - à l'écoute et doté d'un bon relationnel, - disponible, - dynamique et force de propositions, - rigoureux, - savoir respecter la confidentialité, - savoir gérer les situations de stress, - réactif, - adaptabilité, anticipation. CONDITIONS D'EMPLOI Emploi permanent à pourvoir en priorité par voie de mutation au 01er janvier 2025, à défaut par voie contractuelle. Temps complet (35h/semaine) du lundi au vendredi. COMMENT POSTULER ? Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation + 3 dernières évaluations professionnelles pour les agents titulaires) à Madame le Maire, 5 rue Yves de Pont-Sal, 56400 Plougoumelen ou par mail à l'adresse rh@plougoumelen.fr