OFFICE MANAGER Recrutement d'un(e) Office Manager pour assurer la gestion administrative à 360° du Cabinet BWG ASSOCIES. Vous prendrez en charge tout l'administratif du cabinet et accompagnerez les associés dans la durée dans la gestion de la structure. Nous recherchons un profil autonome et organisé. Rémunération selon profil et expérience. CONTEXTE Cabinet d'avocats spécialisé en droit de la famille Très belle clientèle de particuliers. Equipe : 8 associées, 18 collaboratrices, 3 assistantes, 1 comptable ; stagiaire(s). Volonté des associés de donner une réelle consistance au poste d'office manager afin qu'ils puissent se concentrer sur leurs missions principales (produire dans les dossiers, former les jeunes collaborateurs, communiquer et développer le business). Attente d'une proposition de valeur forte de l'office manager pour le cabinet et les associés. Le cabinet fonctionne avec le logiciel Secib NEO. Maîtrise de l'environnement Office indispensable (Outlook, Teams, SharePoint, etc.). MISSIONS PRINCIPALES Assurer en totale autonomie la gestion administrative quotidienne du cabinet. Assurer les conditions humaines, matérielles et technologiques de son bon fonctionnement. Fonction d'« aide de camp » des associés sur la gestion globale du cabinet, notamment les aspects financiers et RH. ACCOMPLISSEMENT Faire en sorte que la gestion quotidienne du cabinet « roule » de manière fluide et sans accrocs, avec une implication minimale des associés. Gestion financière du cabinet à L'objectif est que le cabinet ait une gestion financière saine, rigoureuse et profitable. Gérer la relation avec la banque, les organismes sociaux (URSAFF, CNBF, etc.) et les impôts (SIE) Participer à la définition du budget annuel avec le cabinet comptable et les associés S'assurer du respect du budget annuel Extraire et préparer une synthèse des indicateurs de gestion du cabinet (ex : temps passés dans les dossiers, ratio temps passés/temps facturés, etc.) et les présenter aux associés une fois par mois Administration quotidienne du cabinet au service des avocats à L'objectif est de faire en sorte que les avocats aient les moyens matériels et techniques de bien faire leur travail. Gestion de la relation avec le prestataire informatique du cabinet, fonction « tour de contrôle » des demandes informatiques des avocats, suivi de la résolution des problèmes ou incidents informatiques, etc. Souscription et suivi du fonctionnement des outils informatiques (DeepL, TextExpander, etc.) Gestion et suivi des fournisseurs et prestataires du cabinet (informatique, assurance, banque, locaux, agence web, consultants du cabinet, etc.) Suivi du bon fonctionnement et de l'équipement des locaux Souscription, renouvellement et paiement des prestataire de documentation juridique (Doctrine, Lamyline, Revues professionnelles, etc.) Ressources humaines et cohésion d'équipe à L'objectif est de faire en sorte que les avocats se sentent bien à travailler chez BWG. Gestion de la paie et du paiement des rémunérations Gestion et suivi des sujets RH des salariés (retraite, mutuelle, médecine du travail, etc.) Tenue du tableau des absences/congés Assistance administrative au recrutement des stagiaires et des collaborateurs en lien avec les avocats (publication des annonces, centralisation des annonces, organisation des entretiens, networking avec les contacts académiques, etc.) Préparation du kit d'arrivée des nouveaux stagiaires ou collaborateurs (préparation des contrats ou des conventions de stage à signer, déclaration des embauches aux organismes sociaux ou à l'Ordre des avocats, création des adresses emails et paramétrage des outils informatiques, photos officielles, mise à jour du site internet, cartes de visite, etc.) Animation de la cohésion d'équipe en lien avec les avocats, planification et organisation des évènements internes (ex : déjeuners d'équipe, anniversaires, retraite annuelle du cabinet, déjeuner de Noël, formations internes du cabinet, etc.) Centralisation et suivi du programme de formation des avocats (collecte des informations sur les formations en droit des produits, inscriptions, organisation des déplacements, etc.) Vie du cabinet à L'objectif est d'assurer la gestion de projet des tâches et évènements récurrent du cabinet. Lettres aux auditeurs : préparation des modèles de réponses, pré-remplissage des réponses, envoi des réponses, etc. Clôture des comptes annuels : centralisation des demandes du cabinet comptable, (informations complémentaires ou pièces manquantes avec la comptable), organisation de la réunion de clôture. Assemblée générale annuelle : gestion du projet avec l'avocat en droit des sociétés du cabinet Classement des cabinets d'avocat (Legal 500, Chambers) : fixation du calendrier et du rétroplanning, prépa