Notre cabinet d'orthodontie recherche un/e secrétaire médical/e pour notre futur cabinet situé sur Vitrolles. Nous recherchons un candidat souhaitant travailler à nos cotés sur du long terme. IMPORTANT : Une formation au sein du cabinet Mistral Orthodontie situé à Port-de-Bouc pour une durée de 6 moins environ est obligatoire avant la mise en poste sur Vitrolles. Accueil physique des patients : - Utiliser le bon protocole d'accueil en fonction du motif de rendez-vous - Vérifier le financier, pouvoir reconnaitre une anomalie (impayé par exemple) et la gérer - Savoir si l'on doit générer une feuille de soin électronique pour le semestre ou la contention en cours - Fixer le prochain RDV en fonction des directives de la clinique sur Orthalis - Renseigner la date du prochain RDV sur Inplan - Coter et faire régler des radios si besoin - ... Accueil téléphonique : - Savoir utiliser le standard (double appel, mise en attente, transfert de ligne) - Savoir répondre aux problématiques des patients ou savoir comment obtenir la réponse et lui transmettre - Transférer l'appel à la personne compétente pour répondre au patient - ... Mail et TCHAT : - Savoir répondre aux problématiques des patients ou savoir comment obtenir la réponse et lui transmettre déjà comptabiliser dans l'accueil téléphonique - Savoir gérer les informations transmises par le patients (RIB, réponse mutuelle, courrier transféré ) - ... Tâches de secrétariat courante : - Savoir s'il est temps d'envoyer une facture aux patients - Créer un courrier (attestation de présence, attestation de paiement ) - Mettre en place et valider un plan de traitement - Créer les feuilles de soin correspondant aux soins du mois précédent et leur bordereau (semestre, contention, autres actes oubliés) chaque 1er du mois - Utiliser le bon protocole de modification de rendez-vous sur Orthalis et Inplan - Savoir répondre à une réponse mutuelle - Imprimer les demande d'ententes pour le mois m+1.5 chaque 15 du mois - Enregistrer les factures de nos fournisseurs dans les bons dossiers, les quotidiennes et les mensuelles (Amazon par exemple) - Gérer les impayés des 1er et 15 de chaque mois - Gérer l'agenda Doctolib - Créer facture des ventes aligner - Gestion de caisse - Savoir respecter les protocoles d'ouverture et de fermeture - Création des dossiers de transfert - ... Gestion : - enregistrement de facture - gestion des paiement de la sécurité sociale (tiers payant) - ...