L'UFR de médecine d'Université Paris Cité forme des étudiants au métier de médecin, propose des formations en Licence et en Master et accompagne l'universitarisation des formations liées aux soins et à la rééducation. L'UFR est rattachée à 12 hôpitaux franciliens. Ses principaux hôpitaux de rattachement ou conventionnés sont les GH HUPO, HUPC, Necker- enfants malades, Ste Anne. La recherche à l'UFR de médecine est structurée en 7 Instituts (Institut Cochin, PARCC sur le site de l'HEGP, Imagine et INEM sur le site de Necker-Enfants Malades, IPN sur le site de Sainte-Anne, CRESS sur le site de l'Hôtel-Dieu, Centre de Recherche des Cordeliers) et une structure fédérative de recherche (SFR Necker). Descriptif des activités: - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels/services) et externes (usagers) - Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en médecine - Organiser les campagnes de choix de stage en présentiel ou paramétrer leurs équivalents sur les outils dématérialisés - Organiser les affectations de stage avec la collaboration et l'appui de personnels hospitalo-universitaires (chef de service, chef de clinique assistant, professeur hospitalo-universitaire, secrétaire universitaire, médicale...) - Accompagner, former les utilisateurs (étudiants et enseignants-évaluateurs) à la prise en main des outils - Assurer les rappels d'évaluation et de validation de stage auprès des encadrants - Gérer les conventions de stage - Rendre compte et élaborer des processus de suivi. - Contribuer au fonctionnement du circuit de l'affectation, à la mise en stage des étudiants et assurer leur suivi - Valider les affectations dans les outils et se charger des notifications aux étudiants - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en - Activités annexes commune au service de Scolarité comme la surveillance des examens en cas de nécessité - Assurer l'interface avec le Service des Relations Internationales pour les stages des étudiants étrangers au sein de l'UFR et des étudiants de l'UFR au sein d'établissements étrangers - Gérer les demandes de stages INTER-CHU Connaissances: Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement de l'Université Analyser, appliquer et faire appliquer les textes réglementaires Être rigoureux dans l'organisation du travail Maîtriser les outils informatiques de bureautique (WORD, EXCEL) et spécifiques à un service de scolarité Savoir-faire - Compétences opérationnelles Savoir travailler en autonomie, tout en rendant compte au responsable du service Savoir travailler en équipe Être disponible Savoir apprécier des situations sensibles Faire preuve de réactivité Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles Savoir gérer son activité dans le respect du calendrier universitaire Savoir-être - Compétences comportementales Excellent relationnel Autonomie Organisation et Rigueur Sens de l'accueil et du service public Niveau de diplôme souhaité Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent