Informations générales Titre du poste : Assistant(e) Polyvalent(e) Description du poste : L'assistant(e) polyvalent(e) est chargé(e) de diverses tâches administratives et de soutien, visant à assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Il/Elle joue un rôle crucial dans la gestion quotidienne des opérations et sert de lien entre les différentes équipes et la direction. Responsabilités : Administration Générale - Gestion de l'agenda : Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements. - Traitement du courrier : Réception, tri et distribution du courrier et des emails. - Accueil des visiteurs : Réception et orientation des visiteurs. - Gestion des appels téléphoniques : Filtrage des appels et prise de messages. - Tenue des dossiers : Classement et archivage des documents. Gestion Comptable et Financière - Facturation : Émission et suivi des factures. - Comptabilité : Saisie des écritures comptables, suivi des paiements et des relances. - Gestion des notes de frais : Collecte et vérification des justificatifs de dépenses. Ressources Humaines - Gestion des dossiers du personnel : Mise à jour des dossiers et suivi administratif. - Préparation de la paie : Collecte des éléments variables de paie. - Organisation des formations : Planification et suivi des actions de formation. Communication et Marketing - Mise à jour du site web : Publication de contenus et gestion des mises à jour. - Réseaux sociaux : Gestion et animation des comptes de l'entreprise. - Rédaction de documents : Création de supports de communication interne et externe. Logistique et Gestion des Stocks - Gestion des fournitures de bureau : Commande et gestion des stocks de fournitures. - Organisation des déplacements : Réservation des transports et des hébergements. - Coordination des événements : Organisation logistique des événements internes et externes. - Gestion du stock : Suivi des niveaux de stock, réapprovisionnement et inventaire. - Appels d'offre : Rédaction, publication et suivi des appels d'offres pour les achats de biens et services. Support aux équipes - Assistance aux projets : Participation et suivi des projets en cours. - Préparation des réunions : Préparation des documents et comptes rendus de réunions. - Support informatique de base : Assistance de premier niveau pour les problèmes informatiques courants. Retours d'information à la Direction - Rapports réguliers : Préparation et présentation de rapports sur les activités en cours. - Analyses et recommandations : Fournir des analyses et des recommandations basées sur les observations et les retours d'expérience. - Synthèse des retours d'équipe : Collecte et transmission des retours d'information des différentes équipes à la direction. Autres tâches - Recherche et veille : Effectuer des recherches et assurer une veille documentaire. - Gestion des relations fournisseurs : Suivi et négociation avec les fournisseurs. - Support divers : Accomplir toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise. Compétences et Qualifications - Formation : Diplôme en administration des affaires, gestion, secrétariat ou équivalent. - Expérience : Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire. - Compétences Informatiques : Excellente maîtrise de Microsoft Office, expérience avec les CRM et ERP. - Compétences Organisationnelles : Excellente capacité d'organisation, de gestion du temps et de priorisation des tâches. - Compétences Interpersonnelles : Excellentes compétences en communication, capacité à travailler en équipe, discrétion et professionnalisme. Conditions de Travail - Environnement de Bureau : Travail principalement en intérieur, utilisation régulière d'ordinateurs et d'autres équipements de bureau. - Voyages : Occasionnels, principalement pour l'organisation d'événements ou des réunions externes.