LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE AVEC LE CV (SCANNER LES 2 DOCUMENTS EN UN SEUL FICHIER) Sous la direction du Responsable du service Environnement Urbain, l'agent a pour fonctions : - Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure - Assistance à sa hiérarchie immédiate - Gestion des engagements et liquidations budgétaires du pôle, refacturation et Etat de recouvrement - Participation à la gestion administrative du parc auto et de la station à carburant Missions : Comptabilité des engagements et liquidations du Centre Technique Municipal - Saisie, analyse et orientation des bons de commandes - Saisie des engagements et liquidations budgétaires - Ventilation analytique des bons de commandes - Edition des documents budgétaires pour les différents services, aide au budget, DM et BS. Tâches administratives sur l'activité du Parc Automobile - Saisie et suivi des bons de commande des pièces automobiles - Saisie de l'activité du parc auto dans le logiciel Astech (pièces, contrôles réglementaires.) - Transmission des coûts de fonctionnement et réalisation de titres de recettes - Gestion des prêts des véhicules - Gestion de la station en collaboration avec le responsable environnement urbain : affectation des badges, suivi des consommations, autorisation de prise de carburant et assurer le réapprovisionnement de carburant. Accueil téléphonique et physique du secrétariat - Accueil physique, recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. - Suivi des actions de la brigade verte. - Transmission des messages aux responsables d'équipes et de secteurs - Accueil et gestion des appels en période de déneigement Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Suivi et traitement de tous les documents se rapportant aux marchés, des courriers, des rapports et des Comptes rendus divers - Réception et distribution du courrier, archivage - Gestion des rendez-vous - Gestion des congés et réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel Gestion des procédures et activités des services - Suivi administratif des astreintes du week-end - Diffusion et affichage des informations et documents réglementaires et d'information - Commande et gestion des fournitures - Gestion des prêts des salles de réunion - Gestion des réservations des salles de réunion du CTM et des Véhicules Profil : Savoir : - Techniques de secrétariat, rédaction de courrier - Maîtriser les techniques de communication - Fonctionnement des services de la collectivité - Pratique de Word, Excel, Tokheim, Central Parc, Civil Finances, Workflow (Saisies et liquidations des engagements, Balance budgétaire, grand livre pour les services Mécanique, E. Verts, Propreté, Mécanique, Magasin). - Maitrise du budget Savoir-faire : - Organiser, planifier, recevoir, filtrer. - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Adaptabilité en fonction de l'environnement professionnel - Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre Savoir être : - Sens du service public - Disponibilité et écoute - Capacité à prendre des initiatives - Capacité d'adaptation Rémunération : statutaire + RIFSEEP + prime fin d'année + tickets restaurants + CASLGR.