Description du poste Vos activités principales La présentation et les dimensions de la fonction La cheffe de l'Unité du Suivi Financier et Opérationnel, sous l'autorité du chef de Département, participe au suivi financier et administratif des marchés de travaux des différents établissements pénitentiaires de la région Nouvelle Aquitaine et du contrôle de la commande publique et de la liquidation de la dépense. Le positionnement de la fonction dans l'organisation et son contexte Le Département des Affaires Immobilières, sous l'autorité de la Direction Interrégional des Services Pénitentiaires, est composé d'une Unité opérationnelle, d'une Unité d'Etude et de Gestion Patrimoniale et d'une Unité du Suivi Financier des Opérations rattaché au Chef du Département des Affaires Immobilières et son adjoint. Dans cette organisation, l'USFO entretient un travail transversal permanent avec les deux autres unités en raison de la mission relative à la chaîne comptable et budgétaire. Contexte et finalités de la mission Soutien aux chargés d'opérations pour la constitution des commandes publiques et des marchés publics ainsi que de leur bon déroulement. Gestion des procédures financières -relatives aux commandes et marchés de travaux Suivi Financier des dossiers Gestion budgétaire des ressources mises à disposition Gestion mutualisée de l'activité de secrétariat Les domaines d'activités de la fonction Domaine d'activités n o1 : Participer à la procédure de la commande publique Contrôler tes marchés et lettres de commandes ainsi que leurs pièces afférenteS Contrôler les disponibilités budgétaires pour l'engagement comptable Assister la hiérarchie dans le contrôle du respect de la réglementation en matière de marchés publics Saisir sur Chorus Formulaire des commandes. Envoi de la notification des commandes aux fournisseurs ainsi que les documents contractuels liés aux marchés publics de travaux Saisir le Service Fait dans CHORUS FORMULAIRE pour les commandes dites « simples » Domaine d'activités n 0 2 : Participer à la vérification des états d'acomptes et des factures pour liquidation Collecter les situations et états d'acomptes sur CHORUS PRO TVX, procéder à leurs vérifications avant validation pour VISA à la DGFIP Collecter les factures envoyer par CHORUS PRO via la ZDEP56, procéder à leurs vérifications avant liquidation Vérifier le circuit des factures dématérialisées Domaine d'activités n 0 3 : Participer au contrôle interne comptable de l'USFO Suivi des EJ non soldés via des restitutions CHORUS Suivi des SF non soldés via des restitutions CHORUS Suivi des factures dématérialisés non liquidées via des restitutions CHORUS Relancer les entreprises pour obtention des factures Gestion des relances fournisseurs Le domaine d'encadrement et de management Donner la direction : Mettre en place et gérer les crédits budgétaires avec les gestionnaires Maîtriser l'outil Chorus et toutes ses fonctionnalités Mettre en place des procédures de gestion du service Encadrer-son équipe de gestionnaire en assurant leur formation sur l'outil Chorus Préparer les outils de dialogue de gestion au profit de la Direction Interrégionale et de l'Administration Centrale Garantir la bonne application du contrat de service avec la chaîne comptable et budgétaire (DAEBC) S'engager sur des résultats : Respecter le délai global de paiement de 30 jours maximum Réduire au strict minimum les intérêts moratoires Mettre en place les procédures Garantir la mise en place de la dotation en Autorisation d'Engagement Pouvoir atteindre une surconsommation budgétaire de crédits de paiement Valoriser les relations : Répondre aux litiges et courriers _avec les entreprises dans un délai maximum de 15jours Améliorer le circuit de gestion avec la création de la boîte structurelle Réduire le nombre de dossiers retournés par ta chaîne comptable et budgétaire.