Au quotidien, une administration « consomme » des biens et des services pour fonctionner. Elle est réceptrice d'un certain nombre de factures qu'elle doit traiter selon les modalités de dépenses publiques. L'agent de gestion comptable a en charge le suivi, la liquidation et le classement de ces diverses factures : le traitement des factures courantes (traiteur, outillage, gaz, chauffage, électricité, autoroutes...) ; le traitement des factures dans le cadre de marchés publics... (fournitures de mobilier de bureau, carburant, entretien des véhicules, téléphonie fixe et mobile, photocopieurs, médicaments, nettoyage, maître d'œuvre...). Ces dépenses sont le plus souvent liées au domaine de compétence de la structure. Dans les deux cas, une vérification de l'ensemble des pièces comptables sera entreprise avant tout mandatement. Les outils informatiques spécialisés sont très largement utilisés pour réaliser les engagements et le suivi des crédits. Tous les documents et pièces comptables sont ensuite classés et archivés. L'engagement et le mandatement des factures Chaque facture est d'abord vérifiée et « rapprochée » de son bon de commande établi au préalable. L'agent de gestion comptable veille à la conformité des informations et à la présence de toutes les pièces administratives requises. L'émission de mandat effectuée, le relais peut être donné, si la gestion budgétaire est déconcentrée, au service des finances pour transmission au payeur. L'émission de titres de recettes En fonction de la structure d'accueil, l'agent de gestion comptable peut assurer le traitement comptable des recettes. Le suivi de bases de données, de stocks En parallèle des procédures d'achat, des tableaux de bord sont tenus afin de prendre en compte chaque nouvel élément ou changement... et ainsi permettre d'identifier des surconsommations, des fuites éventuelles, des anomalies... mais également de disposer de listing à jour. La préparation et le suivi des crédits et bilans budgétaires L'agent de gestion comptable effectue la tenue courante des comptes en comptabilité générale et parfois en comptabilité analytique. Il peut être amené à réaliser des documents comptables légaux : bilan annuel, rapports d'activités et toutes informations ponctuelles (situations mensuelles, trimestrielles...). En complément du suivi budgétaire traditionnel, l'agent de gestion comptable peut aussi avoir à analyser une situation comptable pour identifier une anomalie.