SECRÉTAIRE D'ACCUEIL (H/F) 13 - MARSEILLE 14
Offre n° 183WMPG
SECRÉTAIRE D'ACCUEIL (H/F)
13 - MARSEILLE 14 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 08 novembre 2024
Le/La secrétaire administratif (ve) accueille physiquement et téléphoniquement les publics sollicitant les services de l'organisme. Il/Elle réalise des travaux de dactylographie à la demande de la direction et assure le traitement administratif ainsi que le suivi des dossiers relatifs aux parcours des personnes accueillies en formation à EANIS (Région, France Travail, Organismes de prise en charge des formations...). Le/La secrétaire est également responsable des tâches administratives quotidiennes : gestion du courrier, classement, archivage, commandes de fournitures, etc.. MISSIONS Accueil et Communication : - Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques. - Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques. - Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique. - Réaliser et micro-éditer des documents de communication. Dactylographie : - Frapper, mettre en page et éditer des documents. Organisation : - Éditer des listes de stagiaires. - Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers. - Éditer et afficher les plannings. - Archiver les dossiers classés. - Commander des fournitures de bureau. - Suivre le cahier des messages interne. - Gérer le courrier entrant et sortant. - Enregistrer les réservations pour les manifestations et vendre les billets. Gestion des dossiers administratifs des stagiaires : - Enregistrer les états de présence des stagiaires et transmettre les absences aux responsables concernés. - Enregistrer mensuellement les heures des formateurs. - Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires. - Tenir les tableaux de notes. - Transférer les données de gestion du centre vers la Région et en contrôler la bonne exécution. - Mettre à jour les données selon les informations reçues de la Région (libellé, tarif, etc.) et traiter les éventuelles anomalies. - Contrôler la bonne exécution des sauvegardes et de l'archivage papier. COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES Compétences Techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). - Maîtrise de l'orthographe. - Capacité à gérer des bases de données et des systèmes de classement. Qualités Personnelles : - Sens de l'organisation et de la rigueur. - Bon relationnel et capacité d'accueil. - Polyvalence et autonomie. - Discrétion et respect de la confidentialité Ce poste est essentiel au bon fonctionnement administratif de notre organisme et requiert une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Horaire de 11.88 Euros
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personneCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vousCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Entreprise
EANIS
3 à 5 salariés
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