Mission du service / positionnement hiérarchique : Gestion d'un secrétariat de formation, sous la hiérarchie du Responsable du Pôle Pédagogie. Missions principales de l'agent-e : Accueil et information Être l'interface des usagers (principalement étudiants-es et enseignants-es) en organisant notamment des permanences d'accueil et en assurant le lien avec les autres services Diffuser de manière ciblée les informations (par voie d'affichage ou dématérialisée) Inscription pédagogique, décisions des commissions et des jurys Gérer l'espace numérique dédié aux formations, alimenter le système d'information lié à la scolarité et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats. Gérer les procédures administratives liées aux stages Proposer les emplois du temps, les mettre à jour et procéder aux réservations Gérer le calendrier des activités et en contrôler les échéances, en particulier vérifier la compatibilité des examens entre formations, la gestion des plannings des UE mutualisées Organiser les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury... Participer à la modélisation et mise à jour des évolutions de l'offre de formation de l'UFR dans le logiciel dédié à la scolarité, créer les maquettes de PV Assurer le suivi administratif : mettre en place le suivi du contrôle d'assiduité, accompagner les étudiants-es bénéficiant d'un aménagement d'études, constituer les groupes en fonction des choix d'options des étudiants-es Organiser les examens, la consultation des copies et des résultats ; Assurer l'édition et la délivrance des relevés de notes ainsi que des attestations de réussite à l'année Participation aux projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l'environnement, aux outils, aux procédures et circuits Faire remonter des propositions à son chef de service dans une optique d'amélioration continue du service rendu aux usagers et des liens interservices Participation à l'ensemble des activités de la structure Participer à l'accompagnement des nouveaux arrivants, les former notamment sur les procédures mises en place Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir du système d'information Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service Participer aux réunions réseau Participer aux opérations collectives de la structure (campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques, élections, journées portes ouvertes.). Profil Connaissance, savoir : Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université Connaître la réglementation en matière de scolarité, examens et concours Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles Savoir-faire : Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles S'intégrer dans une structure hiérarchique Travailler en équipe Organiser et planifier le travail, hiérarchiser et gérer les priorités Maîtriser les logiciels courants et spécifiques au domaine Savoir-être : Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation Savoir être rigoureux, discret, ponctuel Avoir le sens du relationnel et de l'accueil Capacité à assurer la continuité du service