Service remplacement ATSS - Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs dans le respect des procédures et de la règlementation en vigueur - Contribuer au bon déroulement des activités du service - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports) - Assurer l'accueil téléphonique - Fournir une orientation et une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes - Classer et archiver Secrétariat général - Aide des assistantes de direction pour la préparation de réunions, dossiers et l'organisation des visioconférences - Saisie et contrôle du temps de travail en liaison avec le logiciel de gestion du temps de travail, attribution des badges, planning prévisionnel des congés annuels, validation des congés des chefs de département ou de service par pôle - Accueil téléphonique - Classement archivage - Saisie et contrôle du temps de travail en liaison avec le logiciel de gestion du temps de travail, attribution des badges, planning prévisionnel des congés annuels, validation des congés des chefs de département ou de service par pôle - Suivi des CET des personnels du rectorat (vérification des demandes, saisie dans l'application de gestion du temps de travail - Communication envers les personnels, rédaction des circulaires, diffusion INTRACOM, recensement des grévistes et saisie dans l'application dédiée, palmes académiques, recensement des bénéficiaires et distribution des bons cadeaux de Noël - Mise à jour des listes de diffusion - Validation des ordres de missions et frais de déplacement Conditions particulières d'exercice : Vous interviendrez au sein de deux services : 50% au service du remplacement ATSS et 50% au secrétariat général Profil recherché : Connaissances : - environnement professionnel - technique du domaine - connaissance réglementaire du domaine Compétences opérationnelles : - apporter des réponses à des besoins spécifiques - travailler en équipe - mettre en œuvre des procédures et des règles - utiliser les outils bureautiques - enregistrer et classer les documents - savoir rendre compte Compétences comportementales : - capacité d'adaptation - capacité à gérer le stress - rigueur / fiabilité - sens relationnel - polyvalence - sens de la confidentialité