Prévoir disponibilité pour un entretien le jeudi 9 janvier après-midi. POSITIONNEMENT Le.a gestionnaire administratif.ve travaillera au sein du pôle recherche de la Faculté Arts, Lettres Langues (ALL). Sous la responsabilité du.de la coordinateur.rice, le.a gestionnaire assurera son service auprès des différents centres de recherche, dont une partie substantielle comme référent ECLLA (60%), IHRM (20%) et les 20% restant en fonction de l'activité du pôle. Son bureau sera situé au bâtiment M du site Tréfilerie. Le pôle compte également une coordinatrice, deux gestionnaires administratives, une gestionnaire financière. Il est placé sous la direction du responsable administratif de la faculté ALL. Il regroupe les laboratoires de recherche ECLLA, IHRIM et HISOMA, les laboratoires junior GRAPHÉ et ANCOLI, la structure de recherche ALLHIS. Il accueille 76 chercheurs titulaires, 4,5 chercheurs contractuels et 71 doctorants. MISSIONS 1.Volet administratif Secrétariat du laboratoire : -Vie du laboratoire : présence aux AG, bureaux, réunions diverses -Participation à la préparation des réunions, gestion des documents à consulter, de l'émargement, etc -Participation à la rédaction des comptes rendus Appuis à la recherche : -Gestion des déplacements des membres du laboratoire (enseignants-chercheurs, doctorants et associés) -Accueil des chercheurs invités -Gestion des achats récurrents (abonnement revues, ouvrages, matériel informatique, licences, papeterie) -Liaison et coordination avec les autres services universitaires, tels que documentation, logistique, communication, patrimoine, Dnum, science ouverte, etc -Suivis des indicateurs d'activité, tableaux de bord -Archivage bisannuel des documents notamment ceux relatifs à toutes les manifestations et aux publications Organisation des soutenances de thèses et d'HDR : -Prise en charge du jury (transport, hébergement, restauration) -Réservation salle -Communication -Accompagnement éventuel des doctorants Logistique des événements scientifiques : -Diffusion des appels à communication et à contribution portés par le laboratoire au sein du laboratoire et éventuellement sur les plateformes dédiées -Élaboration et suivi du budget prévisionnel avec le porteur -Suivi du programme des manifestations -Gestion des inscriptions -Préparation des demandes d'achats (hébergement, transport, restauration) -Accueil des intervenants et des professeurs invités -Présence éventuelle pendant la durée de l'événement Gestion du stock et du matériel : -Achat, stockage et distribution des goodies, suivi du matériel informatique, des licences informatiques, etc -Suivi du prêt de matériel 2. Volet financier -Demandes d'achats et de devis -Réservation transports, hébergement, restauration 3. Volet communication -Mise à jour du site web du laboratoire, en particulier agenda des événements, mise à jour des listes et CV des membres CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES ATTENDUES -Connaissances de l'université et du contexte et des enjeux de la recherche en France -Techniques d'élaboration de documents (traitement de texte, tableurs, présentations, etc.) -Outils de communication numérique -Connaissance de la langue anglaise (niveau A2 minimum) -Une connaissance des règles des marchés publics sera un atout -Accueillir et accompagner les chercheurs, doctorants et publics -Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie -Savoir rendre compte, solliciter ; savoir signaler un problème -Faire preuve d'initiative, suggérer des améliorations -Travailler en équipe -Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : Word, Excel, suite adobe, Ametys, etc -Savoir organiser son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe -Mettre en œuvre une démarche qualité -Sens de l'organisation -Autonomie -Réactivité -Sens relationnel -Sens de la confidentialité -Rigueur et fiabilité