Nexumea est à la recherche de son assistant(e) médico-social(e), chargé(e) de veiller au bon fonctionnement de la structure dans laquelle elle exerce son activité. Au sein de l'Association, l'assistant(e) médico-social(e) constitue le premier lien important avec les usagers, les patients, les professionnels médicosociaux et les partenaires. Mission(s) principale(s) Gestion logistique : - Accueil physique et téléphonique des usagers, aidants, professionnels médico sociaux et visiteurs dans le respect des valeurs de l'Association et des règles et procédures mises en place ; - Recueillir les informations nécessaires pour constituer les dossiers sur le logiciel de partage d'informations ; - Réceptionner les demandes et orienter toutes demandes vers le pôle concerné ; - Créer, renseigner et mettre à jour systématiquement toutes les demandes reçues sur le logiciel interne ; - Effectuer et veiller à la mise à jour et au suivi systématique de la base de données (annuaire) de nos partenaires et professionnels médico sociaux sur le logiciel « Logiciel interne », et la gestion documentaire interne ; - Procéder à des recherches d'informations sociales et les enregistrer dans la base ; - Préparation des pochettes et des différents dossiers usagers ; - Gestion du stock et commande de fournitures. Gestion administrative en front et back office : - Réceptionner, trier et répartir le courrier au sein des différents pôles ; - Réceptionner, scanner et transmettre les factures au pôle concerné ; - Consulter, transférer et/ou gérer la messagerie électronique selon les demandes ; - Veiller au bon accueil des visiteurs : préparation et rangement de salle, mise à disposition de café.. - Veiller à la mise en place de la feuille d'émargement pour les visiteurs et son enregistrement dans le logiciel interne ; - Appui administratif auprès de l'équipe de coordination et de direction. Et plus généralement, toutes autres responsabilités et/ou missions nécessaires au bon fonctionnement des différents services et/ou liées au développement et orientations de l'Association. Compétence(s) techniques(s) et expérience(s) requise(s) Niveau BAC + 2 - Être efficace dans la gestion des appels téléphoniques (conseiller, transfert, mise en attente.) ; - Faire preuve de courtoisie, patience et diplomatie ; - Gestion du temps et des priorités ; - Capacité à synthétiser les informations à transmettre ; - Capacité d'analyse et de rédaction ; - Maîtrise indispensable des outils informatiques (Pack office, outils de travail collaboratifs). Compétence(s) personnelle(s) requise(s) - Qualités relationnelles et écoute de qualité ; - Capacité d'adaptation au changement, à la diversité des situations, des interlocuteurs et des partenaires ; - Capacité à prendre du recul ; - Être organisé(e), rigoureux(se), dynamique et méthodique ; - Être polyvalent(e) ; - Faire preuve de discrétion, de confidentialité et respecter le secret professionnel ; - Goût du travail en équipe pluridisciplinaire. Nature du poste : - Temps plein, CDI - Lieu de travail : Paris 13 - Salaire : selon la convention collective FEHAP avec reprise d'ancienneté de diplôme - Disponibilité du poste : Décembre 2024 - PEC d'une partie du forfait Navigo et titres restaurant - Travail et horaire : 9h à 17h30, temps hebdo : 37h30 avec 15 jours RTT/an - Accès transport : METRO : 14 Bibliothèque François Mitterrand ou BUS 27 -62 -64 -132 - ou Olympiades - TRAMWAY T3a : Maryse Bastié - RER C : Bibliothèque François Mitterrand Le poste est à pourvoir au 16 décembre 2024. Pour plus d'information contacter Naïma LAHFAIRI, directrice de l'association au 01 45 88 21 09 ou à gestion@nexumea.com