Présentation de la structure : En lien étroit avec la vice-présidence vie étudiante et la vice-présidence étudiante, la Direction Vie Etudiante (DVE) met en œuvre et coordonne les actions vie étudiante de site dans les domaines de l'accueil, intégration et accompagnement des étudiants, l'accès aux droits et lutte contre la précarité, les discriminations et harcèlement, le soutien et accompagnement des initiatives étudiantes, la gestion et animation des lieux de vie étudiante et le développement de nouveaux services. Description de l'équipe : Sous l'autorité de la direction à la vie étudiante, vous serez en relation quotidienne avec les vice-présidents vie étudiante et étudiante, les responsables de pôles et personnels de la direction vie étudiante. Missions principales : Vous assurerez l'organisation, la gestion et le suivi des instances dans le champ de la vie étudiante : réunion des vice présidences vie étudiante, commission vie étudiante et commissions ou groupes de travails associés, projets transversaux (schémas directeurs du handicap, vie étudiante). Vous serez en charge de coordonner et suivre l'agenda des vice-présidentes vie étudiantes et étudiantes. Vous assurerez l'appui administratif et leur secrétariat. Au sein de la DVE, vous serez en appui de la direction vie étudiante pour le suivi administratif courant des projets et inhérents à la politique de vie étudiante mise en œuvre par la gestion et le suivi des conventions de partenariats ou reversement. Activités principales : Gestion des instances vie étudiante : - Préparer les ordres du jour, les convocations, les procurations et les feuilles d'émargement. - Coordonner les interventions des personnes en charge de la présentation d'un point à l'ordre du jour. - Recueillir les documents et préparer la transmission en amont des réunions. - Créer et mettre en forme le document de présentation générale. - Gérer la logistique (réservation de salle, équipement). - Assister aux séances et rédiger le relevé de décisions / délibérations. - Communiquer les éléments à la DAJI et les publier sur l'intranet. - Recenser les différentes actions à mener suite aux séances en lien avec la DVE et/ou directions concernées. - Gérer les changements de composition de la commission, rédiger les courriers aux élus (perte / gain de siège). - Organiser les commissions thématiques de la (commission initiatives, groupes de travail). - Recenser les points à inscrire à l'ordre du jour du directoire ou conseil d'administration en lien avec les vices présidentes auprès du cabinet de la présidence. - Recueillir les documents et assurer la remontée auprès de la Direction de l'Appui Juridique et Institutionnel (DAJI). - Créer, mettre à jour et diffuser le calendrier de la CVE auprès de la DAJI. Secrétariat des vice-présidences : - Recueillir les sollicitations et organiser les rendez-vous. - Gérer les adresses génériques. - Suivre les agendas et disponibilités des vices présidentes. - Organiser leur présence ou la représentation de l'établissement en lien avec le cabinet de la présidence. - Réceptionner et rediriger le courrier. - Rédiger et mettre en forme le courrier. - Gérer les déplacements. - Gestion administrative (gestion des signatures via les parapheurs, gestion des conventions, des calendriers partagés, listes de diffusion, classement et archivage, activités transversales pour la direction). - Apporter un soutien logistique lors d'évènements. - Assurer l'information interne et externe de la direction (messagerie, appels téléphoniques, etc.). Présence aux CVE une fois par mois, les horaires peuvent être en fin de journée. Confidentialité des échanges en instance. Expérience professionnelle souhaitée de 2 ans. Une expérience dans la fonction publique serait appréciée.