Organisation du travail : 7h30 par jour / repos fixe les samedis et dimanches Horaires : 9h00 - 16h30 ou 9h30 - 17h00 DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE Le service hospitalo-universitaire de psychiatrie (SHU) est le service historique de Ste Anne où fut mis en évidence pour la première fois d'efficacité des neuroleptiques en 1952 par les Professeurs Deniker et Delay. LE SHU (Chef de service Dr Sarah SMADJA) a gardé dans son ADN d'être à la pointe des traitements pharmacologiques et de l'innovation dans toutes les formes d'avancées thérapeutiques. Il est notamment centre ressources pour les pathologies résistantes telles que la schizophrénie et les troubles de l'humeur. Il fait partie du pôle hospitalo-universitaire psychiatrie paris 15 (chef de pôle : Pr Raphaël Gaillard) et se situe au GHU, site hôpital Sainte-Anne, 1 rue Cabanis dans le 14ème arrondissement de Paris. DESCRIPTION DU POSTE Secrétariat du chef de Service Hospitalo-Universitaire/S14 (Docteur S. SAMDJA) Service composé de 4 unités d'hospitalisation regroupant 80 lits d'hospitalisation temps plein et d'un CMP sur le site Eugène Million où sont regroupé les autres CMP du Pôle 15 Travail en lien avec l'équipe pluridisciplinaire, les patients, les 2 autres services du pôle et les différents services de direction du Site Sainte Anne. MISSIONS Activités générales du poste : Accueil physique et téléphonique des patients et usagers Prise de rendez-vous, annulation, report Filtrage et communication des messages Dactylographie de courriers, certificats médicaux, certificats de la loi Traitement des demandes des personnes sollicitant l'accès à leur dossier médical, dossier contentieux Gestion des plannings des médecins (séniors et juniors) sur le logiciel E-Planning et les différents tableaux du service Demande de congés ou de formations, astreintes polaires, présences des samedis matins, garde, s'assurer de la bonne permanence de soins Gestion et commandes des fournitures de bureau du service Gestion des arrivées/ départs des internes (tous les 6 mois) Gestion des arrivées/ départs des externes (tous les 3 mois) Statistiques d'activités du service S'assurer de la bonne continuité de l'organisation des secrétariats et de la prise en charge administrative des patients Organisation des réunions de service Envoie et réception du courrier Activités ponctuelles : Remplacement des secrétaires des unités d'hospitalisation en cas d'absence PROFIL Maitrise des logiciels Cortexte et EGTT serait un plus Expérience souhaitée sur un poste similaire ou du moins en milieu hospitalier Sens de l'organisation et du travail en équipe Qualités relationnelles Capacités d'anticipation et de prises d'initiatives Réactivité et dynamisme Respecter la confidentialité Capacité à transmettre des informations orales et écrites Rigueur Disponibilité Capacité d'adaptation Maitrise des outils informatiques : Word, Excel