Sous l'autorité de la Direction du CCAS, et sous la responsabilité du Responsable du service d'aide à domicile, l'assistant(e) administratif(ve) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il accueille et renseigne le public dans son domaine d'activités et assiste le Responsable dans ses missions. Accueil physique et téléphonique - Accueillir, renseigner et orienter le public et usagers vers les organismes compétents - Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité. - Développer des dispositifs d'information et de concertation avec les bénéficiaires. - Transmettre les informations au Responsable. Gestion administrative - Assurer la gestion des plannings d'intervention des aides à domicile, veiller au contrôle du respect des horaires des interventions réalisées - Assurer le suivi (présences, absences et remplacements) sur l'ensemble des activités du service à l'aide d'outils informatiques et du logiciel de gestion. - Saisir les éléments du dossier administratif des bénéficiaires (badge télégestion, contrat, devis, dossier individuel de prise en charge, organisme payeur.) - Informer et accompagner les bénéficiaires dans l'ouverture des droits auprès des organismes de prise en charge - Réaliser et transmettre les heures mensuelles des agents pour le traitement de la paye - Réaliser la facturation des interventions (bénéficiaires et financeurs) - Compléter les tableaux de suivi de l'activité du service - Assurer la gestion du courrier (papier et mail) - Assurer le traitement et le suivi des transmissions COMPETENCES ET QUALITES REQUISES - Connaissance des règles relatives à l'accès et à la gestion de documents administratifs - Connaissance des publics accueillis (personnes âgées, personnes en perte d'autonomie et/ou porteuse d'un handicap, personnes malades.) - Maîtriser les procédures de contractualisation et de facturation - Savoir rédiger des courriers types (rendez-vous, convocation, information) - Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité des informations - Savoir rendre compte Horaires réguliers 8h45-12h15 / 13h30-17h30 les lundis, mardis et mercredis et le vendredi 8h45-12h15 / 13h30-16h30 Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation avant le 17/01/2025, à Monsieur le Président du CCAS par mail recrutement@ville-ifs.fr