Pour une association de Protection de l'Enfance, Le( la) secrétaire exerce ses fonctions sous la liaison hiérarchique du chef de service et du directeur adjoint. Cadre général. Sa mission est de faciliter la réalisation des missions et des activités du responsable et d'une équipe sur le plan administratif. Activités principales Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique : Gérer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités Enregistrer, trier, diffuser et archiver le courrier Assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers, notes, rapports.) dans le respect des modalités prévues par l'association et créer à la demande des documents/outils pour les services Participer à la planification des activités : Planifier les réunions de fonctionnement : évaluations, réunions d'équipes et autres réunions à la demande du chef de service Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda du chef de service Organisation et gestion des dossiers des usagers jusqu'à leur archivage dans le respect des lois et du projet de service. Tenir à jour les différents tableaux de bord : effectifs, échéances et transmettre les informations nécessaires aux services de l'ASE Préparer les commandes des fournitures et matériel de bureau Contribuer au bon fonctionnement du site sur lequel il travaille sur le plan logistique et signaler tout dysfonctionnement ou besoins particuliers à la direction Au niveau institutionnel : Il identifie les fonctions et rôles des membres du personnel de l'institution. Il participe activement aux instances institutionnelles : réunions, groupes de travail, commissions. Il connait les différents dispositifs de protection de l'Enfance. Il identifie les acteurs sociaux et médico-sociaux du territoire. - Assure la gestion des dossiers appartements et les relations avec les propriétaires en lien avec la direction - En l'absence de la secrétaire de direction : Assure certaines tâches qui ne peuvent être différées sur demande de la direction : Enregistrement du courrier général, accueil téléphonique général, mise en forme de courriers ou documents, enregistrement des arrêts de travail.