Notre Secrétaire administratif, idéalement connaitra le monde oléicole et aura pour tâches; sous l'autorité directe du Président de la Coopérative: . Liens fonctionnels : - En interne : les administrateurs, le moulinier - En externe : l'ensemble des coopérateurs, le cabinet d'expertise-comptable Missions : <b1. Secrétariat du moulin - Accueil et renseignements téléphoniques - Traitement du courrier électronique, transmission - Rédaction et traitement des courriers papier <b2. Gestion administrative - Gérer les fichiers des coopérateurs (coordonnées, parts, coopérateurs bio, etc) - Rédiger et mettre en forme des documents : convocations, notes, comptes-rendus, courriers. - Classer et archiver les pièces administratives, documents (numériques et papier) - Préparation des dossiers administratifs - Etablir les diverses déclarations liées aux obligations fiscales ou à la réglementation de la coopérative (stocks, déclaration épandage, HCCA, préfecture, déclaration AOP, déclaration taxe professionnelle, TVA) - Tenue du registre des salariés et prestataires - Remplir le registre des entrées/sorties et procéder à l'inventaire des produits - Saisir en ligne, à la suite de la réception du courrier, les données concernant l'épandage - AOP, par mail : déclaration de fabrication (de janvier à mars) et déclaration de revendication (en début de récolte) <b3. Gestion comptable - Saisie, édition et classement des factures Tenue du cahier de caisse, du cahier de banque et du cahier de TVA - Enregistrer les ventes (huiles, contenants, emballages, filets.) ; suivi du stock d'huile - Gestion des stocks d'emballages (achats, suivi du stock) - Recouvrement des créances Etablissement ou réception des bons de livraison - Saisie du journal et des opérations comptables sur le logiciel de comptabilité - Rapprochement bancaire, lettrage des comptes, sauvegarde, lien avec l'expert-comptable - Suivi des comptes avec l'expert-comptable, régularisation après audi et bilan - Archivage des pièces comptables (numériques et papier) - Préparation des dossiers financiers si besoin (demande de subvention.) <b4. Participation au suivi logistique du dispositif - Gérer et suivre les contrats prestataires en lien avec le bureau (téléphonie, informatique) Gérer les abonnements et la documentation - Synthétiser et diffuser les questionnaires de satisfaction ou toute autre démarche qualité <b5. Vie de la coopérative - Saisie et suivi des nouveaux coopérateurs, mise à jour des fichiers Gestion et suivi du fichier des parts - Transmission des informations concernant l'activité oléicole - Inscriptions aux concours de dégustation (SIA Paris, Brignoles, etc) - Tenue du cahier d'épandage - Assemblée Générale : mise à jour du fichier coopérateurs et fiche d'émargement, envoi de convocations, rédaction du PV, transmission des documents (HCCA et greffe) <b6. Période de récolte des olives - Préparation : information aux coopérateurs de la campagne (dates d'ouverture et fermeture, tarifs de trituration) - Installation pour l'accueil des apporteurs (bureau, ordinateur) - Enregistrement des apports dans le logiciel dédié, édition des bonds au fil de l'eau - Déclaration épandage Création et validation des lots Saisie, édition, envoi et encaissement des factures de trituration - Saisie des sorties d'huile, enregistrement des bons Entrées/Sorties Bilan et déclaration des stocks en ligne (France Agrimer)