Missions et activités principales du poste : Actions en lien avec l'activité d'enseignement du secourisme (en lien avec le responsable de la commission et l'agent en charge du secourisme) - Administration fonctionnelle du logiciel de gestion des formations - Gestion des conventions de formations (devis, facturation) et des diplômes - Recherche de formateurs et gestion des contrats de travail des formateurs occasionnels - Suivi des plannings de sessions de formation - Gestion de la facturation et suivi des recouvrements en lien avec le trésorier de l'association - Démarches de prospection commerciale - Suivi du matériel de formation (stocks, emplacement et acheminement) Missions administratives (en lien avec le vice-président en charge de la gestion administrative, du secrétaire général et de l'assistante administrative) - Instruction et mise en place des décisions du Bureau et du Conseil d'administration avec compte-rendu périodique du suivi des actions - Participation à la préparation, à l'organisation et à la tenue des réunions statutaires (conseils d'administration, assemblées générales) : convocation - Ordre du jour - rapports - compte rendus - Aide à la préparation du congrès départemental - Suivi des dossiers liés au fonctionnement statutaire de l'association : préfecture. - Soutien aux différentes commissions (rédactions de rapports, recherche, élaboration de courriers) - Optimisation de la gestion des courriers, des documents internes, des procédures internes (rétro-planning, guides.) - Aide à la préparation des élections du Conseil d'administration - Accueil physique et téléphonique Mission ressources humaines (en dehors du secourisme) (en lien avec le Président de l'UDSP 29 et le vice-président en charge de l'administration) - Suivi des plannings, des congés et des récupérations (mise en œuvre d'une gestion centralisée) - Gestion administrative des salaires (transmission des variables et paiement) et déclaration d'embauche (DPAE). Administration du site de l'Espace du sapeur-pompier (musée) (en lien avec les bénévoles et la commission musée) - Préparation des ouvertures du musée - Gestion de la caisse en lien avec les personnes assurant l'accueil du public - Gestion des stocks d'articles à la vente Missions et activités partagés avec la 2ème assistante : Missions comptables et financières (en lien avec la commission finances et le cabinet comptable) - Aide à l'élaboration du budget prévisionnel - Gestion comptable (transmission devis pour validation / paiement) - Gestion de la trésorerie (en lien avec la commission) - Transmission des documents nécessaires à l'élaboration du bilan comptable par le cabinet Gestion des adhésions (en lien avec le Bureau de l'association) - Préparation et envoi des dossiers d'adhésion collectifs et individuels (suivi - relance) - Enregistrement des adhésions (logiciel YOONION) en lien avec la Fédération Nationale des Sapeurs-Pompiers de France - Facturation auprès des adhérents Actions de communication - Mise à jour du site internet et alimentation de la rubrique « actualités » - Animation des réseaux sociaux (manifestations, informations) Profil recherché / Compétences attendues : - De formation Bac + 2 (BTS assistant(e) de gestion PME - PMI / DUT Gestion des entreprises et des administrations) et /ou expérience professionnelle reconnue - Qualités rédactionnelles et relationnelles - Maitrise des outils bureautiques (Word / Excel / PowerPoint.) et des réseaux sociaux - Esprit d'initiative, capacité d'anticipation - Capacité à travailler à distance et à rendre compte - Capacité à évaluer et prioriser les tâches à réaliser - Connaissance du milieu sapeur-pompier apprécié - Connaissances du milieu associatif et de l'environnement institutionnel - Disponibilité (quelques réunions en soirée dans l'année) POSTE A POURVOIR POUR LE 01/02/2025