DESCRIPTION DU POSTE L'assistant/e affecté/e au sein de la CMME (Clinique des Maladies Mentales et de l'Encéphale) a en charge d'assurer le secrétariat des médecins universitaires (PU-PH et MCU) et de l'organisation administrative du pôle. Véritable collaborateur du médecin Chef de pôle, il lui apporte son concours, dans le cadre de la gestion administrative de l'activité, en lien avec l'ensemble des équipes administratives, médicales et soignantes du pôle. Il/elle accueille, écoute et analyse chaque demande en concertation avec les équipes, qu'il/elle transmet rapidement à l'équipe pluridisciplinaire. Il/elle s'assure de son suivi, dans son domaine de compétences et de connaître à chaque instant la disponibilité des intervenants, pour mieux répondre à cette dernière. Il/elle participe à la continuité et à la permanence du secrétariat médical du pôle. Il s'agit de travailler en collaboration avec les équipes pluridisciplinaires, hospitalo-universitaire. Le service a une forte orientation de recherche, de publication et d'enseignement. MISSIONS Activités principales Au sein de la CMME, l'assistant.e a pour missions de : Assurer l'accueil du patient.e, des familles, de leurs proches à destination des médecins universitaires (PU-PH et MCU) Préparer les consultations (vérification du dossier médical, récupération des résultats des différen$ts examens). Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes, de les informer et de les orienter. Gérer les rendez-vous de consultation et d'hospitalisation, en tenant compte des incidences sur l'organisation du service et de vérifier la cohérence des plannings. Assurer les convocations de consultation ou les annulations de rendez-vous auprès des patients Organiser, si nécessaire, le transport des patients pour leur retour. Transmission systématique d'informations synthétiques et factuelles à l'équipe médicale et aux équipes (l'équipe médicale et d'encadrement, soignante,), en lien avec la prise en charge des patients Saisie, tenue et classement du dossier patient informatisé (Cortexte) et des mouvements (entrées et sorties) (sur la GAM) Edition et archivage des documents liés aux prises en charge Participer à la gestion administrative des ressources médicales du pôle en lien avec le ou l'attaché/e d'administration hospitalière : Gérer les arrivées des internes et des externes en lien avec les médecins séniors référents Assurer la gestion du planning médical des médecins du pôle (du personnel sénior et junior) Participer à l'organisation administrative des enseignements dispensés à la demande du professeur chef de pôle Missions transversales : Assurer la circulation des informations entre les différentes unités fonctionnelles du service et vers l'extérieur sous la supervision du professeur chef de pôle. Participer aux préparations des instances polaires et de service (convocation, invitation, diaporama, compte-rendu) en lien avec l'équipe d'encadrement du pôle. PROFIL Titulaire d'un BTS-DUT ou d'une expérience significative Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point) Connaissance des logiciels métiers (dossier patient informatisé, suivi de la facturation/entrées et sorties) appréciée Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio-éducatif Connaissance du milieu psychiatrique hautement appréciée Connaissances de l'identitovigilance Connaissances des droits du patient Connaissances de la santé mentale et de ses troubles. Techniques du secrétariat