Le secrétaire administratif occupe un poste clé dans l'entreprise. Il est polyvalent et a la responsabilité de nombreuses tâches. LES MISSIONS - Accueillir les visiteurs. - Répondre aux clients et aux fournisseurs. - Rédiger les courriers. - Suivre des dossiers (envoi, tri, classement et archivage) - Gérer les communication (Standard téléphonique, emails, courriers, contact client/fournisseur/prestaires, .) - Gérer les commandes (Demande de prix, commandes de matériaux, suivi et enregistrement) - Création et gestion des dossiers chantiers dans l'ERP (enregistrement des chantiers, édition des situations, suivi de facturation, .) - Gestion des DT/DICT - Assurer le suivi, le contrôle et l'affichage des plannings d'activité (absences, rendez-vous, réunions de chantier, formation, visites médicales.) - Analyser les documents administratifs liés aux chantiers (Acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques et particulières, plans, planning, .) - Gérer les installations de chantier (autorisations branchements électrique, eau, occupation de de voirie, vérification échafaudage, .) - Editer et diffuser les tableaux de bords nécessaires au suivi de chantier - Etablir les devis, les DOE. - Gérer les badges autoroutes, des cartes carburants, des boîtiers de géolocalisation, du matériel électrique, des garanties, .) - Gérer les contrats de sous-traitance et DC4 LES QUALITES REQUISES - Discrétion, honnêteté, fidélité et loyauté (ne pas partager à autrui les informations et données de l'entreprise, protéger les intérêts de la société, .) - Rigueur et polyvalence (travail assidu et respect des horaires, suivi de plusieurs tâches simultanément, faire face aux imprévus) - Autonomie, précision et technicité (Gestion de son temps de travail et de ses tâches, résultats précis et conformes) - Esprit logique, méthodique et commercial (Maîtrise des chiffres et du calcul, application des procédures et approches commerciales) - Relationnel (avoir le sens du contact, être à l'écoute des autres, temporiser les éventuels désaccords) - Communication (expression orale et écrite correcte sans faute d'orthographe) - Connaissance (règlementation en vigueur, outils informatiques et nouvelles technologies, matériaux utilisés dans le bâtiment et leurs applications)