Le GRETA CFA Alpes Provence, recherche pour son antenne des Oursons à Gap, un(e) Assistant(e) de dispositif à 60%. Mission principale - Assurer le déroulement administratif des BTS essentiellement - Communiquer efficacement Accueil: - Accueillir et renseigner le public - Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés Communication: - Participer à la communication interne et externe : diffuser, recevoir et exploiter les informations en lien avec l'activité et/ou la structure Gestion administrative: - Gérer le courrier entrant et sortant - Produire des documents écrits (courriers, dossiers, attestations) - Gérer les dossiers d'inscription - Gérer administrativement les concours d'entrée en formation - Mettre en place pour chaque stagiaire entrant en formation un dossier suivant la check list validée par la commission qualité ; - Gérer les dossiers de rémunération, dossiers d'indemnité régionale... - Élaborer les feuilles d'émargements individuelles ou de groupes - Produire et délivrer les attestations stagiaires : entrée, fin de formation, bilan,etc. - Élaborer les feuilles d'émargements et gérer les présences stagiaires en assurant les déclarations afférentes (DOCAPOST, KAIROS, SAFRAN, EASY - ENT, YPAREO) ; - Assurer le suivi administratif des stagiaires (absences, problème de rémunération, etc.) y compris durant les stages (conventions, présences) ; - Aider à la gestion administrative des livrets stagiaires, livrets d'examen, inscription aux examens - Renseigner les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord) - Saisir dans le logiciel PROGRE les données suivant les indications fournies - Saisir dans les logiciels utilisés au sein du service les données selon les indications fournies (citer les logiciels) - Classer et archiver les documents papiers et dématérialisés - Participer aux Commissions d'Accès à la Formation. - Saisir les inscriptions aux examens et envoyer des bordereaux de notes en lien avec le coordonnateur. Gestion logistique: - Participer à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, à la gestion des plannings des salles - Préparer les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes...) Démarche qualité - Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité au sein du service - Proposer des améliorations Bac + 2 en gestion /administration Connaissance du monde de la formation professionnelle serait un plus Maitrise word/Excel Compétences et connaissances : Rigueur Organisation Capacité d'anticipation Autonomie Reporting Capacités relationnelles Travail en équipe Esprit positif et constructif Orienté solution ** Contrat en CDD du 01/03/2025 au 31/08/2025 ** Horaires : 7h45-11h45 et 12h30-16h30