Descriptif de l'emploi: - Gérer administrativement les demandes de location et de prêt de matériel, - Assurer l'accueil physique et téléphonique, - Gérer l'annualisation des agents du service, - Participer au suivi et à la mise à jour des procédures fonctionnelles et administratives internes, - Participer à l'organisation de manifestations événementielles et culturelles, - Assurer la gestion administrative du service. Missions ou activités: - Faire le lien entre les demandes de matériel diverses et le service Événementiel - Étudier la demande de matériel et établir le devis et le contrat de location pour les particuliers et les professionnels. - Assurer le plan administratif des activités de secrétariat (accueil téléphonique, actualisation des listes de diffusion et des accréditations, , suivi de la boîte mail) - Assurer les différentes tâches administratives internes au service (organisation des réunions de service, gestion des mailing, listes et de la boîte commune, etc.) Profil recherché: SAVOIRS - QUALIFICATIONS: - Organisé - Capacité à délivrer et rester calme sous contraintes de délais et sous pression - Maîtrise des logiciels bureautiques - Manipulation des outils de communication en ligne et utilisation de logiciels de mise en page ou de graphisme - Connaissance des protocoles et méthodologie de travail - La capacité d'adaptation tout en ayant le souci du détail SAVOIRS ÊTRE: - Grande disponibilité, rigueur et autonomie - Sens du relationnel et du travail en équipe - Sens de la diplomatie et aisance à interagir avec des interlocuteurs - y compris internationaux - Être doté d'un excellent relationnel SAVOIRS FAIRE : - Relations humaines - Aisance rédactionnelle - Maitrise de l'anglais appréciée