Le (la) secrétaire travaille en collaboration et coopération avec le responsable de service. Il/Elle participe à l'organisation et au bon fonctionnement du service : - Répondre aux requêtes des différents interlocuteurs internes et externes (candidats, employeurs.) - Collecter les pré-inscriptions des candidats et gérer les inscriptions (de la réception à la validation) - Organiser les épreuves écrites (de la planification à la communication des résultats) - Préparer et planifier les épreuves orales - Assurer la gestion des commissions des effectifs - Superviser la tenue de la commission d'admission - Suivre les dossiers en post-admission - Assurer le suivi administratif complet des candidats (inscription, convocation.) - Gérer les intervenants-vacataires (dossiers d'intégration, planning, facturation-paie en lien avec les services concernés.) - Accueil physique et téléphonique - Programmer les rendez-vous - Rédiger des comptes rendus de réunions, courriers, mails - Gérer le traitement administratif des dossiers - Contribuer à une collaboration continue avec les différentes filières et autres services internes - Participer aux réunions d'équipe - Veiller et appliquer la législation en cours - Etablir à la demande du Responsable de Service des statistiques - Se positionner en tant qu'appui administratif du Responsable de service Compétences attendues : - Avoir une connaissance des spécificités du secteur (les établissements, les métiers, les publics) - Maîtriser un vocabulaire spécifique - Respecter la méthodologie interne - Savoir accueillir le public et orienter les personnes selon leurs demandes - Acquérir une éthique professionnelle - Maitrise des outils bureautiques, des techniques de secrétariat, de communication, capacités rédactionnelles - Savoir chercher l'information et la mettre en application - Travailler en équipe, en lien avec les secrétaires des autres filières - Capacité à gérer l'ordre des priorités