XL Habitat, l'Office Public du Département des Landes est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) qui répond aux besoins de logements sociaux sur le territoire landais. Fort de plus de 175 salariés, dont la moitié est sur le terrain, l'établissement se mobilise pour développer l'offre de logements, améliorer les services rendus aux locataires et la qualité de vie dans les résidences. XL Habitat recherche un assistant de secrétariat commun. Le poste est proposé en contrat à durée indéterminée (CDI), à temps plein (100%) dès que possible, au sein du siège de l'entreprise (Mont-de-Marsan). Sous la responsabilité de son chef de service, l'assistant(e) du secrétariat commun est le garant du respect des engagements de qualité de service de XLHabitat. En particulier, i/elle : - Assure le traitement du courrier entrant et sortant pour les 3 directions concernées et le suivi administratif des principales activités de son domaine de spécialité, - Garantit un appui rédactionnel et administratif aux services concernés. GESTION DU COURRIER Être garant du suivi du courrier entrant et sortant pour les trois directions concernées. A ce titre, il est garant de la bonne utilisation du logiciel métier mis en œuvre. En particulier : - Assurer la réception du courrier entrant, l'enregistrer si besoin dans le logiciel métier prévu à cet effet (numéro chrono), le scanner, le mettre à disposition de la direction concernée selon les procédures en vigueur, et l'intégrer dans la GED (cas des courriers de locataires par exemple). - Assurer l'enregistrement du courrier sortant (numéro chrono), le cas échéant, en lien avec le courrier entrant auquel une réponse est apportée. - S'assurer de l'envoi des courriers, les scanner afin de permettre la diffusion interne et le classement, le cas échéant, dans la GED locataires. - Assurer l'archivage des courriers selon les procédures en vigueur. - Informer le Directeur du service concerné de toute situation pouvant relever d'une situation de non-qualité. INSTRUCTION DES COURRIERS - Appliquer les méthodes rédactionnelles définies par chaque direction (courriers type ou autres). - Mettre en forme et assurer une relecture des documents - En lien avec les cadres des directions et/ou des directeurs de service, collecter l'information, la synthétise et proposer des courriers de réponse adaptés. - Assurer un suivi des engagements de qualité de service de l'entreprise (réponse sous huit jours, à défaut accusé réception), en relation avec les cadres des directions et/ou des directeurs de service. - Animer une revue de projet de courrier avec les cadres des directions et/ou des directeurs de service afin entre autres, de s'assurer des réponses effectives aux courriers et de leur qualité. MISSIONS TRANSVERSALES L'assistant du secrétariat commun assure des missions transversales : - Il utilise les outils bureautiques, - Il élabore et utilise des outils de reporting. - Il analyse et rédige des documents divers. - Il assure la diffusion par voie électronique des courriers, suivant les consignes laissées par la Direction concernée. Il est demandé pour ce poste : - Connaissances en gestion locative ou droit des baux. XL Habitat propose : - 25 CA, 22 RTT et 5 RC sur une année civile - Mutuelle et prévoyance obligatoires prises en charge à 60% par l'employeur - Titres restaurants d'une valeur de 10€ pris en charge à 60% par l'employeur - Prime d'intéressement - Prime d'ancienneté