IDENTIFICATION DU POSTE : - Lieu d'activité : Secrétariats médicaux du pôle Ville-Hôpital sur les sites de Trévenans, Belfort et Montbéliard - Spécificité du poste : Assurer le management quotidien de proximité des secrétariats médicaux du Pôle Ville Hôpital en lien avec la coordinatrice du Pôle - Grade / fonction : Assistante Médico-Administrative (AMA) / Adjoint des cadres - Quotité de travail : 50% sur des missions de secrétaire référente / 50% sur des missions de secrétaire médicale. - Rattachement hiérarchique : La coordinatrice des secrétariats médicaux du pôle et la cadre supérieure du pôle, - Responsabilité fonctionnelle : Le chef de pôle, les chefs de services et d'unités - Relations fonctionnelles : Coordinatrice des secrétariats médicaux, cadre supérieure du pôle, cadres de santé, équipes médicales, les autres secrétariats, équipes soignantes, le personnel du bureau des entrées CONDITIONS DE TRAVAIL : - Horaires : Selon cycles de travail définis dans le référentiel RH. - Contraintes organisationnelles et relationnelles : Très bonnes connaissances du métier de secrétaire médicale / des procédures en vigueur dans le Pôle Déplacements inter-sites Poste avec charge mentale importante. - Matériels et outils utilisés : Outils informatiques, téléphone, terminologie médicale, copieurs, fax, plannings, fichiers, logiciels spécifiques à l'HNFC PRE-REQUIS : o Connaissance de l'environnement médical o Expérience du métier de secrétaire médicale MISSIONS de secrétaire référente à 50% : - Contribuer à l'organisation et au pilotage des activités des secrétariats médicaux de consultation FME, chirurgie, médecine-anesthésie, du CRAP, d'HDJ, de la PASS ou du service social avec une polyvalence dans tous les secteurs (avec la coordinatrice du Pôle). - Animer les équipes en veillant à l'efficacité et la qualité du travail réalisé, en adéquation avec l'activité médicale (avec la coordinatrice du pôle) - Etablir des plans d'actions en évaluant la charge de travail en fonction de l'activité médicale - Assurer l'évaluation des connaissances et leur mise à jour. Gestion des risques et de la qualité : - Garantir l'identito-vigilance (INSi, Evoluance), le bon accueil physique et téléphonique des patients, la confidentialité et le respect absolu du secret médical. - Suivre les indicateurs institutionnels - Veiller à l'application et à l'optimisation de la politique qualité de l'établissement. - Recueillir les faits marquants et les faire remonter à l'encadrement. Gestion ressources humaines : - Elaboration des plannings de travail et des congés annuels des secrétaires du Pôle - Gérer l'absentéisme, les congés annuels, les conflits, les formations (avec la coordinatrice) - Contribuer à l'organisation et à l'animation des réunions de service ou de flash-infos. - Encadrer et évaluer les nouveaux agents, les stagiaires, les agents en reconversion professionnelle - Contribuer à l'élaboration ou mise à jour des profils de poste (avec la coordinatrice). - Organiser les entretiens professionnels annuels et les évaluations de fin de contrat. Autres missions : - Rencontres hebdomadaires avec la coordinatrice du pôle - Contribuer à l'élaboration de procédures / fiches d'informations et leur mise à jour / EPP. - Recenser les besoins pour le PEH - Gérer les besoins en reprographie (gestion du stock, commande) et en papeterie (Co-Pilote) MISSIONS secrétaire médicale à 50% - Missions de secrétaire médicale dans les secrétariats médicaux du pôle : o Secrétaire aux consultations externes du Pôle Ville Hôpital o Secrétaire au Centre de Réception des Appels Patients o Secrétaire d'accueil et de programmation en Hôpital de Jour - Médecine SAVOIR / SAVOIR ETRE : - Expérience du management d'équipe. - Bonne expérience professionnelle en qualité de secrétaire médicale - Engagement professionnel - Discrétion / respect de la confidentialité