Missions Pour les contrats de projet : décrire le projet et sa durée prévisible Activités principales : Gestion administrative et pédagogique : - Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation - Transmettre divers courriers aux services concernés - Etablir les certificats de scolarité - Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d'examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer) - Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC - Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC - Editer les bulletins dans SCODOC - Entrer les résultats dans Apogée - Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l'Université) - Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur - Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins. Gestion financière : - Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis - Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier - Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité - Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité Compétences* Connaissance, savoir : - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires.) - Gestion comptable et financière - L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe. Savoir-faire : - Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures - Organisation et gestion des bases de données - Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS.) - Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc.). - Gestion administrative de PARCOURSUP. - Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers Savoir être : - Sens de l'organisation - Réactivité - Sens relationnel Diplôme souhaité : Niveau bac+2, avec une première expérience en secrétariat. Localisation du poste : Administrative (Service, laboratoire, composante) IUT Littoral Côte d'Opale, département INFO site de Calais Géographique : Calais Conditions pour candidater : contractuels Remplacement temporaire du 10/03/25 au 29/06/25 Quotité : 80 ou 100% Date de la prise de poste : 10/03/2025 Conditions particulières d'exercice : Déplacement occasionnel sur les différents sites de l'IUT