Spécialisée dans l'organisation et la logistique de congrès médicaux et scientifiques, notre société recherche un(e) Assistant(e) Projets & Expositions. VOS MISSIONS Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l'organisation de congrès / colloques / séminaires. Administratives et budgétaires : Assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l'agence Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements Consulter les hôteliers et négocier des tarifs Assister les chefs de projet dans le bilan à l'issue de l'évènement Logistique : Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique Préparer le dossier nécessaire à l'accueil sur le congrès Aider à l'installation et au démontage lors du projet Assurer l'accueil sur place Contribuer aux tests des applications de gestion développées pour les manifestations Assurer ponctuellement en renfort l'animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles Administration des ventes : Prendre les appels entrants (standard commercial) Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l'exposition et aux partenariats proposés aux sponsors Envoyer les emailings d'invitation à exposer, relancer les exposants et partenaires potentiels par email personnalisé et par téléphone Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand Élaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique Gérer la coordination sur place Communication (taches ponctuelles) : Traduire des textes entre le français et l'anglais Préparer les HTML des procédures accueil Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress Préparer les fichiers Excel en vue de la réalisation des emailings Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux Cette liste n'est pas exhaustive. VOTRE PROFIL Très bon niveau d'anglais exigé Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet Connaissances de Zoom et autres systèmes de visioconférences appréciées Méthodologie de gestion de projet Technique de communication Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe Méthode de classement et d'archivage Maîtrise de l'accueil téléphonique Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle VOS PERSPECTIVES D'ÉVOLUTION Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue Déplacements ponctuels Permis B exigé