Vous traiterez et organiserez l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d'un secrétariat d'une direction fonctionnelle ou d'un directeur d'établissement. Activités principales : - Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers - Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques - Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports - Accueil physique et prise en charge des usagers - Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - Préparation et suivi des dossiers - Organisation des réunions internes et gestions des salles de réunion - Prise de notes et rédaction de comptes rendus - Reproduction de documents - Dépannage de premier niveau des matériels de bureau - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax) Relations professionnelles les plus fréquentes: - Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations - Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et de la demande d'informations - Usagers et fournisseurs pour transmission d'informations Savoir-faire requis: - Utiliser les outils bureautiques - Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques - Renseigner les interlocuteurs - Réaliser un plan de classement - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...) - Travailler en équipe - Organiser et prioriser les activités de secrétariat - S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés - Définir un plan de classement CDD un mois renouvelable