Périmètre du poste L'ensemble des opérations relatives à l'accueil et au suivi des membres du Club, à la gestion administrative et à celle de la pratique sportive sont réalisées en conformité aux règles en vigueur dans le Club et à la satisfaction de ses membres, sous l'autorité du Directeur sportif 1. Accueil et suivi des membres du Club : - Les nouveaux membres sont accueillis chaleureusement et reçoivent toutes les informations facilitant leur bonne intégration au sein du Club - Les demandes exprimées par les différents interlocuteurs (membres du Club, Mairie, dirigeants, partenaires, fournisseurs) sont traitées rapidement et avec pertinence - L'accueil téléphonique est assuré avec courtoisie et efficacité - Les remarques et insatisfactions éventuelles des membres sont traitées directement lorsqu'elles relèvent de la compétence du titulaire du poste ou sont orientées vers les personnes susceptibles d'y répondre au sein du Club. Elles sont dans tous les cas systématiquement portées à la connaissance du Directeur sportif afin notamment de prendre les dispositions de nature à en prévenir le renouvellement - Le contrôle de l'accès aux installations sportives ainsi que du comportement et de la tenue des joueurs est effectué avec courtoisie et fermeté si les circonstances l'exigents 2. Gestion administrative : - Les pièces constitutives des dossiers d'inscription ou de renouvellement sont systématiquement demandées et validées - La saisie complète des informations individuelles est faite immédiatement après vérification - Les procédures de mise en conformité avec les règles de protection des données sont respectées - L'enregistrement des licences est faite auprès des instances fédérales - L'inscription ou le renouvellement des membres fait systématiquement l'objet du paiement du montant de la cotisation due conformément aux règles en vigueur - Les cas exceptionnels d'exonération partielle ou totale du paiement de la cotisation prévus par le Comité de direction ne sont acceptés qu'après accord expressément formulé par le Président - L'ensemble des opérations relatives à la gestion de l'école de tennis, de l'école adultes et des stages sont effectuées en collaboration avec le Directeur sportif et les enseignants - Les inscriptions aux tournois organisés par le Club sont faites selon les normes édictées par le Comité du tournoi - Les cotisations sont encaissées ainsi que les autres recettes telles que celles relatives à la location des courts, les invitations payantes et la vente des balles - La gestion de la caisse est vérifiée hebdomadairement - Les factures et les demandes de remboursement de frais sont vérifiées avant leur transmission pour signature au Président ou au Trésorier - Le classement et l'archivage des documents sont régulièrement effectués de telle sorte que les dirigeants puissent y accéder facilement - L'édition du courrier est assurée - Les consommables de secrétariat sont utilisés à bon escient et renouvelés en fonction des besoins - Le matériel de bureautique est utilisé conformément à son objet et régulièrement entretenu - Les commandes passées auprès des fournisseurs (balles, cordages, matériels et équipements divers) font l'objet d'un suivi régulier 3. Gestion de la pratique sportive : - La situation des membres vis-à-vis des instances fédérales est régularisée dans les délais impartis (inscription sur les listes fédérales, mutation etc.) - Les réservations des courts sont faites en application des procédures en vigueur - Le tableau de l'occupation des courts est tenu et affiché sur le site dédié à cet effet