VOLET ASSISTANT DE DIRECTION : - Aider la Directrice Générale de services en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et dans l'organisation et le déroulement des Conseils Communautaires, - Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents (courriers, comptes-rendus, tableaux, etc.), - Participer à la rédaction et à la mise en forme des actes (délibérations du Conseil Communautaire et du Bureau Communautaire, arrêtés du Président, décisions du Président, conventions et contrats), - Transmettre de manière dématérialisée des actes au contrôle de légalité, - Suivre la boite mail « contact » de la CCSB, - Suivre l'agenda de la direction, - Classer et archiver les dossiers, - Préparer et suivre des réunions du Conseil Communautaire et du Bureau : o Rédiger et suivre les convocations, o Préparer les documents nécessaires au déroulement des séances, o Transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité et aux interlocuteurs concernés, participation à la rédaction des PV. - Accueil physique et téléphonique : o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques, o Enregistrer le courrier « arrivée » sur le Pôle de Lazer, o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents. VOLET ASSISTANT RESSOURCES HUMAINES : ACTIVITÉS PRINCIPALES : - Effectue sous le contrôle de la cheffe de service les travaux liés à la gestion administrative des agents de la collectivité ; - Traitement des dossiers et saisie de documents : o Rédiger les documents administratifs, o Gérer et actualiser une base d'informations, o Vérifier la validité des informations traitées, o Assurer le suivi des agents contractuels de l'EMI (arrêté, cumul d'emploi.), o Traiter et suivre les mises à disposition de personnel, o Gérer et suivre les stagiaires (école), o Mettre en forme et vérifier les modèles d'actes (arrêtés, contrat, décision.), o Passer les actes en préfecture, o Traiter et suivre les reprises de carrière sur le logiciel RH. - Gestion de l'information, classement et archivage des documents : o Réceptionner, enregistrer et transmettre aux interlocuteurs extérieurs les actes administratifs du personnel, o Alimenter les données dans le logiciel RH, o Tenir à jour le registre des arrêtés du personnel, o Tenir à jour les dossiers individuels des agents, o Trier, classer et archiver les documents obligatoires et facultatifs du dossier individuel des agents. - Tâches administratives diverses : o Accueil physique et téléphonique, o Faire le lien entre les différents pôles et réorienter les interlocuteurs o Remplacement et polyvalence sur les dossiers RH (en cas d'absence d'un assistant du service). ACTIVITÉS SECONDAIRES : - Suivre les agents contractuels. Moyens mis à disposition : o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone, o Outils bureautique (Microsoft Office), accès internet + GED, o Fournitures de bureau et mobilier, o Véhicule de service en fonction des disponibilités, o Logiciel RH. Conditions et contraintes d'exercice : o Travail en bureau sur écran, o Horaires réguliers, o Déplacements ponctuels sur le territoire de la CCSB en cas de nécessités de service, o Gestion simultanée de différents dossiers, o Manutention manuelle de charges de moins de 5kg, o Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels elle travaille, o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité. Formations et qualification : o Niveau requis : titre ou diplôme professionnel de niveau IV (général ou administratif), o Formations ou expériences en lien avec le domaine du secrétariat. Compétences : o Compétences professionnelles : adaptabilité, rigueur et autonomie, o Compétences techniques : techniques de secrétariat, utilisation régulière du logiciel RH, o Qualités relationnelles : communication, diplomatie et discrétion.