L'EHPAD de FURSAC accueille 84 résidents. Le pôle administratif est composé de trois personnes : un adjoint chargé de l'accueil et de la comptabilité, un adjoint chargé des ressources humaines et un directeur. La personne chargée de l'accueil et de la comptabilité contribue à la bonne image de l'établissement : - Elle accueille le public et l'oriente en fonction des demandes - Elle assure la gestion administrative et comptable (résidents/fournisseurs) - Elle participe à la qualité de vie des résidents en leur rendant divers services et en assurant l'interface avec les familles ou représentants légaux Les missions générales : Accueil et interface avec les résidents et les familles : - Assure l'accueil téléphonique et physique de l'établissement : renseigne et oriente les appelants et les visiteurs (résidents, familles, personnels, représentants, partenaires.) - Aide à la constitution des dossiers d'entrée du résident et au suivi des demandes (via trajectoire) - Répond aux sollicitations des résidents et leur rend divers services - Assure l'interface avec les familles et les représentants légaux pour toutes questions relatives aux résidents hors médical (administratif, vie quotidienne.) - Constitue et met à jour le dossier administratif des résidents (dossier papier, dossier informatique, prise et actualisation des photographies, fichiers, assurance.) - Se charge de toutes les autres tâches administratives et suivis relatifs aux résidents - Affiche ls menus, les comptes rendus réunion du Conseil de Vie Sociale, les entrées et les sorties des résidents - Recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'établissement Gestion du courrier et du secrétariat : - Effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement et le classement du courrier et la gestion des messages électroniques - Rédige des courriers et documents, prend les messages et rend compte - Assure diverses tâches administratives pour le personnel encadrant Gestion administrative et comptable : - Assiste les résidents dans leur installation (mise en service ligne téléphonique, demande d'allocation logement, en particulier, en l'absence de famille ou de mandataire judiciaire) - Prend en charge la constitution des dossiers de demande d'APA (Allocation Personnalisée d'Autonomie), ou de demande d'aide sociale - Effectue chaque mois les titres de recettes relatifs aux frais de séjour des Résidents (Hébergement, ticket modérateur, Aide Sociale, APA, etc.) - Assure la réception et le traitement des factures fournisseurs : mandatement dans CERIG, transmission dans HELIOS et suivi des prises en charge des bordereaux dans HELIOS - Assure l'interface avec la Trésorerie sur les mandats et les titres ainsi que l'interface avec les Conseils Départementaux - Se charge du classement et de l'archivage des documents administratifs et comptables - Suivi des tutelles et curatelles, des marchés publics, des marchés GSC Epsilim et Creusois, des assurances, la gestion et la déclaration des sinistres, des mises à jour et sauvegardes informatiques, des dépenses d'investissement - Saisie des amortissements - Assure une veille sur les opérations comptables et affiche les délibérations, les tarifs Les missions ponctuelles : Accueille et accompagne le personnel contractuel, veille à sa bonne intégration ; En l'absence de la direction, elle assure le relais en traitant les demandes les plus urgentes (ex : DPAE, attestation .) ; Distribue le courrier aux résidents et affiche la date du jour ; Contribue à l'organisation des temps forts de l'EHPAD (décorations, réalisation d'invitations, etc.)