- Offre : CDI de 35H sur site - Horaires : 7h30-11H45 13h30-17H - Secteur : Commerce / Distribution d'équipements moto - Langue : Français / Anglais (option) Activités principales : 1. Accueil et relations extérieures - Gérer le standard téléphonique : répondre aux appels des clients, les renseigner, les rediriger ou prendre des messages. - Accueil physique des clients : Accueillir les visiteurs dans l'entreprise, les orienter et répondre à leurs demandes. 2. Rédaction et traitement de documents administratifs : - Rédaction de documents : rédiger des lettres, des mails, des comptes rendus, des rapports ou tout autre type de correspondance. - Préparer des présentations, des dossiers ou des supports de réunion. - Assurer la mise à jour et le classement des documents administratifs. 3. Organisation et gestion de l'agenda - Planification des rendez-vous : organiser et gérer l'agenda de la direction ou des responsables. - Suivi des réunions et événements : organiser les réunions, gérer la logistique (réservation d'hôtels, vols, restaurants, salons et envoi des invitations) 4. Gestion des dossiers et de l'archivage - Classement et archivage : organiser et classer les documents papier ou numériques, assurer une gestion efficace des archives. - Suivi des dossiers : mettre à jour et gérer les dossiers administratifs ou spécifiques, en fonction des besoins de l'organisation. 5. Gestion administrative des clients et des fournisseurs - Rédaction et mise en forme de documents : créer des rapports, des présentations, des comptes rendus ou d'autres documents bureautiques. - Traitement de la facturation et des paiements : effectuer des tâches simples de comptabilité comme la gestion des factures ou la préparation de documents financiers. - Assurer le suivi des commandes et des stocks 6. Communication interne et externe - Transmission d'informations : diffuser les informations internes à l'équipe, transmettre des messages de la direction ou d'autres services. - Gestion des relations avec les clients ou partenaires externes : prendre en charge les demandes des clients ou des fournisseurs, assurer un premier niveau de réponse. 7. Coordination des déplacements professionnels - Organisation des voyages : réserver des billets, organiser des hôtels et gérer les frais de déplacement pour les collaborateurs ou la direction. - Préparation des déplacements : créer des itinéraires, fournir les documents nécessaires (billets, réservations, etc.), et gérer les aspects logistiques. 8. Gestion des informations sensibles - Confidentialité : veiller à la confidentialité des informations traitées, que ce soit dans les dossiers internes ou les échanges avec des partenaires externes. - Prise en charge des tâches administratives sensibles : traitement de documents confidentiels, préparation de rapports ou documents à caractère privé. 9. Support à la direction ou aux équipes - Apporter un soutien administratif aux cadres dirigeants en traitant des dossiers spécifiques ou en préparant des documents stratégiques. - Aide à la préparation de réunions : prendre en charge la préparation matérielle des réunions, organiser des notes de service, faire des recherches pour préparer des dossiers de présentation. - Assistance à la gestion des projets : dans certains cas, aider à la coordination de projets ou à la gestion d'équipes. - Effectuer des recherches administratives ou préparer des éléments de décision pour les responsables. (Statistiques) Compétences: - Organisation et gestion du temps : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle, rigueur dans le suivi des dossiers. - Compétences bureautiques : maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, ERP, Outlook). - Compétences en communication : bonne capacité à rédiger des documents ou courriels professionnels, à communiquer clairement à l'oral