Accueil et interface avec l'extérieur * Accueillir, renseigner et orienter des personnes. Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques vers les personnes concernées. * Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études et missions. Lien et suivi des étudiants * Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ; * Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté. Gestion administrative des Etudes * Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures ; * Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc. ; * Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. * Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours. * Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants. * Gérer l'ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant. * Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications. * Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants. * Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération. * Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser. * Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l'année d'étude supérieure ou le redoublement. * Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires. * Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études. * De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d'une ou plusieurs filières de formation. Gestion administrative des inscriptions * Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté * Organiser éventuellement la sélection des étudiants Organisation logistique * Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent. * Organiser les évaluations et les jurys. * Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures. * Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles ; * Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants ; * Assurer un soutien à l'organisation d'évènements organisés au sein de l'entité. * Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente * Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire * Maîtrise des techniques de secrétariat * Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) * Avoir le sens du relationnel et de la communication Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.