Environnement du poste et missions générales du poste La direction administrative et financière (DAF) joue un rôle déterminant dans la mise en œuvre de la politique définie par l'Agence, en collaboration étroite avec les autres directions. Elle assure les fonctions support, finances, achats et d'environnement de travail indispensables au fonctionnement quotidien de l'Agence. Rattaché à la responsable de pôle achats, le gestionnaire achats sera chargé(e) de : 1. Instruire les dossiers administratifs propres à l'activité du pôle achats : - Constituer et tenir à jour les dossiers relatifs à l'activité, - Saisir, analyser et vérifier la fiabilité des données, - Actualiser des bases de données / des fichiers, - Classer et archiver des documents. 2. Transmettre les informations : - Accueillir et informer les interlocuteurs internes/externes de l'Agence, - Transmettre et diffuser les informations utiles/pratiques à l'activité du pôle, - Alerter l'autorité compétente d'un dysfonctionnement, d'une anomalie ou d'une situation comportant des risques divers. 3. Assister le responsable de pôle et assurer un travail de secrétariat pour le pôle. Missions principales Le gestionnaire achats aura pour mission de : 1. Phase amont des procédures d'achats - Coparticiper avec l'acheteur dans l'exécution des procédures de marchés : préparation de documents types, gestion de la plateforme acheteur PLACE (mise en ligne et téléchargement de données). - Constituer le dossier de notification pour mise en signature, - Saisir et mettre en publication des avis d'attribution, - Dématérialiser les pièces contractuelles. 2. Exécution - Saisir les contrats et les conventions dans le logiciel SAP (données administratives et financières), - Vérifier et valider les bons de commande au regard des pièces contractuelles (bordereaux des prix) dans l'outil de gestion SAP, - Gérer le suivi administratif des contrats, des conventions, des avenants et des actes de sous-traitance, - Tenir les tableaux de bord. 3. Commande interne - Etablir les commandes (ponctuel) pour le pôle achats. 4. Autres - Organiser des réunions, - Etablir les bilans annuels et les reporting divers. Relations fonctionnelles Travaille avec l'ensemble des directions de l'Agence. Spécificités et contraintes du poste - Assurer le lien avec les autres membres du service. - Des connaissances dans la passation des marchés publics serait un véritable atout. - Une connaissance de l'outil SAP serait appréciée. Connaissances, compétences et aptitudes Diplômé(e) d'un baccalauréat ou équivalent dans le domaine d'activité des achats, vous possédez une expérience réussie idéalement dans des fonctions similaires. La connaissance du fonctionnement des établissements publics serait fortement appréciée. Vous maitrisez les outils informatiques (environnement Microsoft Windows, Outlook, Word et Excel). La connaissance de l'outil de gestion SAP serait un plus. Votre potentiel et votre personnalité seront déterminants : - Appétence pour les chiffres, - Compétences organisationnelles, - Compétences rédactionnelles - bonne orthographe, - Rigueur et méthode, - Autonomie, - Confidentialité, - Sens des priorités, - Sens relationnel et diplomatie - Aptitude à la communication, - Esprit d'équipe, - Esprit d'initiative, - Capacité d'écoute.