Sous l'autorité de la Responsable Administrative vos missions principales seront les suivantes : - Réceptionner les appels téléphoniques, gérer le standard - Accueillir les visiteurs et externes, répondre aux différentes interrogations des élèves, enseignants et tuteurs d'élève - Établir les courriers (accueil, alertes, documents manquants, démission, .) - Coordination des intervenants pédagogiques o Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO, .) o Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat o Établir les plannings d'interventions des intervenants pédagogiques o Suivre le bon déroulé puis valider les modules liés exclusivement à des intervenants pédagogiques externes (anglais, coaching, PCP, accompagnement à la recherche de contrats, REX, .) - Gérer les bons de commandes et les factures : o Liées à la vie du campus (entretien, réparation, .) o Liées aux intervenants pédagogiques - Gestion des demandes d'achats/de la facturation - Assurer les rentrées administratives : o Traiter les dossiers de inscriptions et les réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaire à l'intégration dans le cursus o Contractualisation des apprenants de la formation pro o Suivi et collecte des documents administratifs nécessaire à l'intégration dans le cursus o Traiter les demandes de bourses - Gérer le suivi administratif et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés - Echanges avec les référents financiers (Convocations, comptes-rendus d'entretiens) - Suivi des étudiants - Participer à la complétion des dossiers de financements des différents dispositifs mis en œuvre au sein de la formation conjointement avec l'équipe de développement / recrutement - Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail, EDOF, Transition pro... - Assurer le référencement des formations, notamment des formations continues (CARIF OREF) - Tenir à jour les effectifs étudiants et apprenants et mises à jour de leurs informations personnelles sur les différents outils - Qualifier et transmettre les enquêtes annuelles (auprès des entités de tutelles, SIFA, .) et déclaration des effectifs (CVEC, .) - Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat - Participer à l'édition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle - Suivre l'assiduité des élèves : o Émargement o Reporting aux institutions (PE, CROUS, GEN, CPF, transition pro, .) o Reporting au reste de l'équipe o Rappel des apprenants en cas d'absences répétées ou prolongées o Traitement des justificatifs d'absences et de retards - Assurer le déclaratif des nouveaux salariés du campus auprès de la médecine du travail - Edition et envoi des attestations liées à la vie du campus - Edition et suivi des conventions de stage des apprenants - Participer au lien avec les entreprises au travers du livret d'alternance, des visites en entreprise, et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation - Préparation et suivi des conseils de classe - Assurer du respect des process liés à la qualité de formation QUALIOPI sur la partie administrative - Planification des activités pédagogiques - Participations à l'organisation et l'animation de la vie pédagogique (évènement, réunion.) Compétences requises : - Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, word, powerpoint,...) - Connaissance de l'environnement des établissements d'enseignement supérieur - Utilisation des ENT/ intranets professionnels Qualités : - Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs - Sens de l'organisation, - Travail en équipe, - Prise d'initiative