DESCRIPTIF DE L'EMPLOI L'assistant administratif et comptable (H/F) est chargé des tâches administratives et comptables de la structure, qui demande de l'autonomie, des connaissances et la maitrise de la comptabilité. L'assistant administratif et comptable est en relation directe avec son supérieur hiérarchique, ainsi qu'avec les gérants de l'entreprise. Afin de mener à bien ses missions quotidiennes, il collabore régulièrement avec l'ensemble du personnel salarié et des collaborateurs libéraux du CHV. Il assure par ailleurs la relation avec les clients, fournisseurs, cabinet comptable et autres partenaires. Enfin, il garantit le respect et la discrétion dus à sa fonction. MISSIONS GESTION QUOTIDIENNES DES CAISSES, OPERATIONS BANCAIRES & GESTIONS CLIENTS Réaliser, vérifier, régulariser et pointer les caisses journalières et les recettes Assurer la gestion, le suivi des règlements et des recettes en espèces Vérifier, justifier et effectuer un comptage quotidien des espèces Acquitter, justifier et vérifier les virements bancaires reçus dans le logiciel de gestion Pointages des règlements clients Repérer et traiter les erreurs Gestion du suivi des modes de règlements (Carte bancaire, Alma, monnayeur .) Préparer, justifier et vérifier les enveloppes de remises en banques Travailler en collaboration avec le personnel chargé de l'accueil et de la tenue des caisses. Savoir transmettre avec pédagogie les informations et les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour une meilleure gestion des caisses et des règlements clients Préparer les virements bancaires ainsi que les remboursements clients Etablir la facturation clients Proposer des investissements et des améliorations de process. GESTION DES IMPAYES Garantir un suivi rigoureux et quotidien des impayés via le logiciel de gestion des clients selon les procédures mises en place Envoyer les factures clients Maintenir un bon relationnel clients lors des différents échanges Vérifier mensuellement les prestations en attentes (BEA) afin de pouvoir apurer les prestations qui n'ont pas pu être validées par le service accueil Assurer les relances clients par téléphone, courrier, ou mail en fonction des situations Enregistrer les dossiers clients sur la plateforme de notre partenaire de recouvrement des dettes et en assurer le suivi Prendre en charge des dossiers d'impayés jusqu'au recouvrement des sommes dues Assister les hôtesses d'accueil dans la régularisation des impayés potentiels, en cas de litige avec un client présent dans les locaux du CHV En cas de difficultés à résoudre un dossier client, remonter rapidement le problème à son supérieur hiérarchique. GESTION COMPTABLE Maitriser le logiciel comptable ,Respecter les principes comptables Saisir des opérations comptables quotidiennes relatives à la gestion de l'entreprise via le logiciel de comptabilité Contrôler les factures Affecter les différents mouvements comptables dans les bons comptes Suivre et comptabiliser des notes de frais Assurer la gestion analytique de la comptabilité Effectuer des rapprochements bancaires Vérification des comptes comptables Lettrer et pointer les comptes comptables Préparer la TVA Participer à la préparation du bilan comptable et à la transmission des éléments au cabinet comptable L'assistant administratif et comptable assure une mise à jour régulière de ses connaissances en participant notamment à toute formation proposée par la direction. Il remonte toute anomalie ou dysfonctionnement à la comptable et/ou la direction et contribue au bon fonctionnement général du CHV.