Lieu : Béziers ou Montpellier Mission : Assurer la mission de secrétariat de direction : - Procéder à la gestion du courrier - Effectuer la frappe de divers courriers et documents de la Direction - Réaliser les divers travaux de reprographie. - Accomplir le classement et l'archivage lorsque cela est nécessaire et selon les procédures en vigueur. - Planification et communication des relations sociales - S'attacher à la conformité et à la mise à jour de l'affichage obligatoire. - Garantir un soutien technique aux autres personnels administratifs et MJPM en cas d'absentéisme. - Gérer les évènements indésirables en lien avec la Direction générale - Participer à différentes formes de réunions pour notamment en établir les comptes rendus - Suivi et mise en œuvre du PACQ - Contribuer aux actions de communication et de promotion du service. Gérer la partie administrative de la formation : - Effectuer un pointage des demandes des salariés dans un tableau de bord. - Participer à l'élaboration du Plan de Formation en lien avec la Directrice. - Effectuer l'inscription des salariés aux différentes formations - Rédiger le bilan de formation dans le rapport d'activité. - Répondre aux sollicitations des salariés quant aux modalités de formation. Participe à la gestion administrative du personnel : - Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés et des stagiaires - Assurer la gestion administrative des Accidents de Travail. - Compléter les contrats de travail selon les modèles en vigueur. - Effectuer les Déclarations Préalables à l'Embauches. - Assurer la gestion administrative des visites médicales. - Réaliser le suivi et l'enregistrement CEGI des absences des salariés - Enregistrement des modifications temporaires ou définitives des horaires de travail des salariés - Editer périodiquement les décomptes horaires des salariés. - Tenir à jour et classer les registres obligatoires. - Vérifier les demandes de remboursement des frais professionnels - Gérer et planifier des entretiens professionnels - Gestion et suivi des dossiers OETH Garantir l'interface avec les prestataires extérieurs et les fournisseurs : - Accueillir et renseigner - Gérer les demandes de maintenance informatique - Transmettre les commandes de fournitures et consommables Collaborer à l'organisation administrative de la vie des usagers : - Participer aux réunions « groupe d'expression des majeurs protégés » et effectuer la prise de note et le compte rendu. - Assurer la gestion des réclamations en lien avec la Directrice - Procéder à la mise à jour du fichier partenaire Condition d'accès à l'emploi : - Formation de niveau 5 (Bac+2) type secrétariat gestion administrative, secrétaire médico-social, secrétaire juridique. - Expérience de 5 ans minimum souhaitée dans le secteur médico-social. - Excellente maîtrise de Word et Excel - Obligatoire. - Maitrise de la langue des signes souhaitée. Savoirs : -Proactivité et capacité d'anticipation - Connaître les techniques propre au secrétariat et prise de notes - Connaître le monde de l'entreprise, les enjeux et le droit du travail Savoir faire : -Savoir relayer l'information utile à sa hiérarchie -Bonne maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques Savoir être : - Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe - Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité - Excellent sens de l'organisation et gestion des priorités - Adaptabilité et polyvalence