MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE Finalité du Poste: Gestion de l'ensemble du secrétariat du service administratif Missions principales: Secrétariat, Elections, Aide sociale. Activités Principales: Secrétariat de Madame Le Maire et de la Municipalité : - Agenda du Maire et du bureau Municipal : tenue d'un agenda sur ordinateur accessible à tout service ; mise à jour des RDV, réunions des commissions, réunions externes, manifestations diverses ; prise RDV du Maire et du Bureau municipal et établissement des fiches de RDV. - Courriers du Maire, du Bureau Municipal , des adjoints en binôme avec Marylène frappe courriers, enregistrement des départs sur l'ordinateur, envoi postal, copies aux adjoints concernés. - Courriers arrivés : ouverture, tri, classement par service, enregistrement du courrier avec accusé de réception ou comportant une date butoir ; transmission de tout le courrier dans le bureau par scan - E-mail : consultation, édition des mails et transmission aux destinataires - Archivage des courriers : tri par catégories de courriers - Convocations de commissions (toutes commissions sauf urbanisme et conseil municipal) : gestion du planning d'après l'agenda du bureau municipal, frappe et envoi par mail aux conseillers municipaux destinataires, archivage. - Compte-rendu de commissions (sauf urbanisme et Conseil municipal) : frappe et envoi par mail aux conseillers municipaux destinataires, archivage - Gestion des salles de réunion et de réception : réservation sur agenda, mise en place des salles avec J.LE ROUX, gestion du stock des boissons et commandes pour Mairie et Maison des Citoyens. - Journées Nationales : Pavoisement des édifices publics vu avec R.COATANEA, message mairie hebdo, invitation des conseillers municipaux et de la presse, commande de gerbes, mise en place salle de réception et pot avec J.LE ROUX. - Organisation des réceptions avec J.LE ROUX - Commissions de sécurité : gestion des dossiers des établissements à visiter Élections : - Révisions des listes électorales : inscription d'électeurs, radiation d'électeurs, travail de la commission administrative, préparation et édition des nouvelles listes électorales (10janv et 28 fév de chaque année), édition des cartes électorales. - Scrutin élections politiques : mise en place du scrutin Aide sociale : - CCAS : courriers divers aux familles et organismes (avec Julie Le Roux), convocations au CCAS, compte-rendu et délibérations du CCAS. - Dossier d'aide sociale : accueil en Mairie des familles, établissement des dossiers de demande avec elles, si nécessaire suivi des dossiers (relations avec DPAS) - Carte d'aide à la mobilité : document destiné à un public défavorisé - Logement OPAC : accueil des demandeurs de logement, établissement des dossiers de demande avec la famille, si nécessaire transmission à l'OPAC et suivi des dossiers (relation avec l'OPAC) - Banque alimentaire : lien avec la CCPI pour l'établissement des listes des familles concernées. - Organisation du séjour Seniors en vacances ANCV - Transport solidaire le vendredi matin (réservation du bus, gestion des inscriptions et recherche des deux chauffeurs bénévoles - Repas des ainés Activités secondaires: - Fournitures administratives : gestion du stock, commande, réception et vérification des commandes - .Accueil Mairie (1 samedi sur 3) - Mairie Hebdo quand nécessaire - Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement de la mairie DOMAINES DE COMPÉTENCES Connaissances théoriques et techniques - Utiliser l'outil informatique - Gérer l'agenda d'un responsable - Rédiger les notes et les courriers - Rédiger des documents administratifs - Appliquer des règles et procédures administratives - Organiser la logistique des réunions - Gérer des équipements Aptitudes comportementales - Discrétion - Être à l'écoute - Orienter les familles - Savoir relativiser (faire la part des choses)