Descriptif du poste Poste à temps plein sur le site de Valence d'Agen L'agent exercera ses fonctions tous les jours : le lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi, de 9 h à 12 h 30 et de 13 h à 16 heures 50. - Accueil téléphonique : renseignements, orientation des demandes vers les professionnels concernés si besoin, prise en compte de la demande. - Accueil physique des professionnels. - Travail de bureautique : frappe et mise en forme de documents, rapports, courriers divers, traitement du courrier, des dossiers, affiches (enregistrement, tri, diffusion et archivage). - Gestion parcours administratif patients SMR papiers et informatiques (GAP avec ELAP et dossier soin informatisé PSI) et IJTRACE : - Préparation des documents liés à la prise en charge du séjour (caisses SS, prolongation PEC mutuelles, etc.), et faire signer les documents au patients/familles/référents. - Commande et gestion administrative des transports des patients (RDV, hospitalisations, sorties). - Prise des rdv médicaux et d'examens des patients. - Préparation des réunions de synthèse hebdomadaire du SMR: récupérations des informations des aides-soignants et intégration dans le fichier commun Word. - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance. - Facturation des prestations diverses du SMR (téléphone, location télévision, bouteille eau, traitement linge) et suivi de relances, avec émission des titres sur ELAP si non-paiement. - préparation hebdomadaire du fichier des personnes à prévenir du SMR. - saisie des résultats d'enquêtes de satisfaction des patients du SMR. - Gestion parcours administratif patients USLD, résidents EHPAD papiers et informatiques (GAP avec ELAP et dossier soin informatisé PSI) et IJTRACE : - Rencontre familles pour restitution dossier d'inscription - Enregistrement des dossiers d'inscription (via Trajectoire et/ou papier) sur liste d'attente - Participation à la commission d'admission hebdomadaire - Mise à jour des tableaux de suivi (liste d'attente et suivi, statistiques ) - Réalisation des dossiers d'admission (papier, ELAP, IJTRACE, PSI) pour HT ou Permanent - Rencontre familles pour remise du livret d'accueil et signature contrat de séjour (gestion agenda pour prises rdv) - Suivi des aides APA et dossiers APL (constitution dossier, envoi, tb stat) - Attestation de présence (rédaction, envoi) et classement documents (mutuelles, RC...) - Mise à jour annuelle des contrats de séjour (tarifs), avenants - Gestion des sorties : saisie sur dossier (papier, ELAP, IJTRACE, Excel), carte et recueil condoléances si décès et archivage des dossiers administratifs et médicaux. - Préparation Conseil de la Vie Sociale : ordre du jour, convocations, prise du procès-verbal. - Mise à jour des présentoirs sur le SMR (informations diverses pour les extérieurs). - Liens avec les partenaires du réseau et la filière gériatrique.