Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d'excellence, son soutien à l'innovation et sa participation active à la construction de l'espace européen de la recherche et de la formation. Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s'appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin. Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l'interdisciplinarité un marqueur fort de son identité. Elle compte aujourd'hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l'institut de physique du globe de Paris. Rejoindre Université Paris Cité c'est faire le choix de l'exigence et de l'engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l'ouverture aux autres et au monde. Description du poste Suivi administratif et financier des actions de formation : Production des documents liés à l'action de formation en lien avec le service commun de formation continue de l'Université. - Saisie d'information concernant les formations et les stagiaires dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative et financière des formations (réalisation des commandes relatives à la formation et suivi des heures d'enseignement réalisées par les enseignants). - Suivi des apprenants (absences, évaluations) et identifications des anomalies. Organisation et logistique des actions de formation : - Diffusion d'information et communication sur les actions formation en amont - Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents) - Vérification de la présence des apprenants et des enseignants. - Suivi du planning des formations - Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard - Alerte en cas d'aléas (par exemple : absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel) et suivi de la résolution de l'incident - Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation : - Traitement du courrier et des mails - Recherche d'informations (données financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants - Diffusion et transmission des informations au responsable de la formation, à l'équipe pédagogique, aux services supports (reporting) Conditions particulières d'exercice Les missions peuvent être amenées à évoluer au regard des besoins du service. Des déplacements sont à prévoir parfois dans Paris intra-muros sur différents sites (Hopitaux Necker, Port-Royal, St Anne.) Descriptif du profil recherché Connaissances Connaître les logiciels spécifiques à la gestion administrative et pédagogique de la formation (CanditOnLine, Sifac, Apogée) Savoir-faire - Compétences opérationnelles - Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des apprenants lors de leurs inscriptions ou de leur parcours de formation - Savoir anticiper l'organisation des examens dans un contexte des apprenants lors de leurs inscriptions ou de leurs parcours de formation - Savoir anticiper l'organisation des examens dans un contexte souvent difficiles (calendriers serrés) -