Descriptif de l'emploi : 1-Mission de Secrétariat: A- Secrétariat Générale des services: -Rédiger et mettre en forme les courriers demandés, divers documents et travaux de bureautiques -Organiser et coordonner les informations internes et externes, particulièrement Maire//DGS/Elus/Partenaires -Gestion du secrétariat des services techniques de la commune (1 jour hebdomadaire sur site à la mairie) : Gestion des congés et établissement des plannings, Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique B- Standard téléphonique: -Assurer l'accueil téléphonique du standard de la mairie: prise de messages, transfert de communication, orienter les administrés: conseiller, et informer les administrés, transmissions des informations. 2-Administration Générale: A-Gestion des salles de la collectivité: -Gestion du planning des salles - Suivi de l 'occupation - Rédaction des différents courriers, conventions ou convocations relatifs aux prêts des salles - Assure le lien entre les différents services et les demandeurs - Remise des clefs aux différentes associations (gestion du logiciel avec remise de badge) B Gestion du parc locatif de la collectivité: - Informer les usagers sur les modalités d'accès aux logements communaux - Rédaction des baux - Rédiger les réponses aux sollicitations reçues par mail ou par courrier - Réalisation des états des lieux (entrée et sortie) 3-Mission d'accueil et CNI/ Passeport et Etat Civil : A- Accueil du public: Gestion de l'accueil -Accueil téléphonique et physique de qualité (en l'absence des deux agents qui principalement occupent ce poste) Gestion du courrier (en remplacement de l'agent) - Ouverture et enregistrement du courrier arrivé - Transmission DGS, DRH - Distribution des courriers après tri - Traitement des dossiers « Accueil » - Affranchissement et envoi - Articles Dépêche B- Instruction des demandes de CNI / Passeport: -Renseignements aux usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique. -Appliquer la réglementation -Suivi du planning de prise de rendez-vous. -Vérification de la complétude des dossiers et sollicitation des compléments d'information auprès des usagers. -Accueil du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique. -Remise des CNI / Passeport. - Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques C- Gestion état civil: -Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales.) -Délivrance des actes d'état-civil -Contrôler l'authenticité des documents -Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention.) 4-Gestion du suivi des dossiers de subventions: -Instruction et gestion des dossiers (suivi, classement, traitement, ... -Elaboration de tableaux de bord sur le suivi des dossiers de subventions de la commune -Rédaction des decisions du maire, de courriers de demandes -Travail en collaboration avec DGS et le chargé de mission sécurité, expertise et réglementation, la responsable des finances (échanges réguliers, réunions) - Vérification des documents fournis pour validation 5-Gestion et suivi des conventions: -Rédaction des conventions, des avenants et transmission de ces projets à la validation -Suivi du circuit de signature des conventions -Notification des conventions Profils recherchés : Connaissances : -Connaissances de la FPT et du fonctionnement de la collectivité -Connaissances des droits et devoirs des fonctionnaires -Connaissances des circuits et procédures administratives. -Connaissances règlementaires de délivrance des titres d'identité et des actes liés à l'état civil Poste à pourvoir : Dès que possible Pour candidater: adresser un courrier manuscrit + CV, copie diplômes, dernier arrêté de situation, concours. à:- Mr Le Maire place Roussel 09110 AX LES THERMES