L'Université Bordeaux Montaigne est une université d'Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l'homme de Bordeaux, unité d'appui à la recherche. Le Pôle Handicap accompagne près de 900 étudiants en situation de handicap, un chiffre en forte croissance (+100 % en 3 ans). Il gère chaque année environ 150 preneurs de notes, 40 secrétaires d'examen, 3 tuteurs et 3 prestataires externes, pour un budget de 400 000 €. Pourquoi rejoindre le Pôle Handicap ? - Un poste clé pour structurer un service essentiel et améliorer les conditions d'accueil des étudiants en situation de handicap. - Un rôle stratégique à la croisée de l'administratif et du financier, avec un impact direct sur les politiques d'inclusion dans un contexte de transformation et d'optimisation des outils et process. - Une équipe engagée et dynamique, au service de la réussite des étudiants. Ce recrutement vise à renforcer la structure, améliorer le suivi financier et contractuel, et faciliter l'administration des dispositifs d'accompagnement. Vos missions seront les suivantes : 1. Gestion financière et budgétaire - Assurer le suivi des dépenses et des recettes (subventions, paiements des prestataires, contrats d'étudiants). - Gérer les contrats des prestataires externes et vacataires (rédaction, suivi administratif, validation). - Établir des reportings budgétaires pour aider à la prise de décision. - Assurer la relation avec les services financiers de l'université (contrôle budgétaire, engagements, validations de paiement). 2. Gestion administrative et organisationnelle du service - Superviser l'administration des dossiers étudiants recrutés (suivi des heures effectuées, suivi des contrats. - Participer à l'organisation des examens (mobilisation des secrétaires d'examen, planning, validation des besoins). - Gérer les tableaux de bord et les outils de suivi des étudiants recrutés et des aides mises en place. - Participer aux réunions de pilotage et en assurer le compte rendu et le suivi des actions. 3. Support et assistance à l'équipe du Pôle Handicap - Accompagner les chargés d'accompagnement sur l'organisation et le suivi de leurs missions. - Réaliser des tâches de gestion des intervenants et des prestataires spécifiques au service (suivi des contrats étudiants, relevés des heures effectuées). - Contribuer à l'amélioration des process internes pour simplifier la charge administrative et éviter les doublons. Connaissances et compétences requises : Compétences techniques - Maîtrise des procédures budgétaires et financières dans la fonction publique (suivi budgétaire, gestion des engagements). - Connaissance des outils bureautiques et gestion administrative (Excel avancé, bases de données, dématérialisation). - Gestion des contrats et conventions (prestataires, vacataires, intervenants). - Bonne compréhension du cadre réglementaire du handicap dans l'enseignement supérieur. - Capacité à suivre et analyser des tableaux de suivi financiers et administratifs. Savoir-faire opérationnel - Organisation et gestion multi-tâches (gestion simultanée de plusieurs dossiers). - Capacité à structurer et fiabiliser les procédures existantes. - Travail en interface avec plusieurs services (DSIN, scolarité, finances). - Anticipation des besoins budgétaires et administratifs en fonction des évolutions du service. - Sens de la confidentialité et du respect du RGPD (gestion des données sensibles). Savoir-être - Rigueur et autonomie dans la gestion des missions. - Capacité d'adaptation à un environnement en forte évolution