Ehpad public autonome fonction publique hospitalière de 83 lits situé à Ramonville Saint Agne Recherche un / une agent administratif et d'accueil Poste à pourvoir à compter du 01/06/2025 Mission générale Assurer les fonctions d'accueil et de secrétariat de l'EHPAD « Les Fontenelles » (répondre aux appels téléphoniques, renseigner le public, suivre et gérer le courrier, recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, recevoir, renseigner et orienter les personnes vers l'interlocuteur privilégié. Assurer le suivi administratif des dossiers des résidents (admissions, sorties, demandes spécifiques, APA, Aide sociale, commission médicale et relations avec des organismes extérieurs). Missions permanentes ACTIVITES SPECIFIQUES : Assurer l'accueil au sein de l'établissement (réception et information du public extérieur et interne). Gérer le courrier (arrivée et départ). Suivre les éléments administratifs liés aux séjours des résidents (contrat de séjour et ses annexes, règlement intérieur...). Préparer, mettre en forme les documents et courriers relatifs au service sous l'autorité de la direction et de la responsable des finances de l'EHPAD. Tenir et mettre à jour les tableaux de bord Tenir les éléments statistiques de l'établissement (journées d'hébergement, dépendance, hospitalisation, etc...). Gérer les rendez-vous familles (visites et échange de linge), assurer l'accueil et l'installation des visiteurs. ACCUEIL : - Accueil physique et prise en charge des personnes (résidents, familles, intervenants extérieurs, etc...) - Accueil téléphonique et gestion des appels PLANIFICATION : - Prises de rendez-vous, planification (rendez-vous médicaux, secretariat médical rendez-vous ambulance,pédicures, radio, coiffure, etc. - ; Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ADMISSION : - Contrôle des données / documents en préparation de l'admission des résidents - Sous la responsabilité du directeur et la responsable financeGestion de la liste d'attente, l'agent d'accueil collabore avec la psychologue et/ou l'IDE coordonnatrice dans la gestion des dossiers d'admission. - Participation à la commission d'admission. - GESTION ADMINISTRATIVE QUOTIDIENNE : - Gestion administrative relative au domaine d'activité (dossier admission, enregistrement des chèques résidents) - Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Traitement des mails - Gestion de la « facturation » des honoraires (médicaux et para-médicaux) - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers (notamment scanner factures du mois) - Elaboration de courrier, prise de note et rédaction des comptes rendus (Conseil de la vie sociale, Conseil d'administration, courrier familles, etc..) proposé à la validation du directeur de l'EHPAD - Secrétariat médical : prise de rendez-vous (ambulance, pédicure, radios .), fax, . STATISTIQUES et SUIVI DE L'ACTIVITE : - Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers (notamment saisie dossier administratif sur BL et NETSOINS). - Polyvalence entre les agents administratifs au moment des congés Savoir-faire : - Savoir s'organiser dans son travail - Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques, dans son domaine de compétence ; Gérer ses émotions, son stress - Savoir s'exprimer en face à face avec une ou plusieurs personnes, - Savoir rédiger, - Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité -