Au sein d'une maison de retraite, vous aurez en charge: ADMINISTRATIF/ACCUEIL - Gérer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, personnel, visiteurs. - Mettre à jour les registres (entrée, décès) - Participer à la gestion du secrétariat de la résidence. - Noter sur les différents agendas les réservations de repas invité, les rdv coiffeur, pédicure, esthéticienne. - Gérer le courrier arrivé / départ + enregistrement sur les registres prévus à cet effet. - Gestion du courrier des résidents : mettre à jour la liste des courriers à conserver et classer les courriers à garder dans le classeur prévu à cet effet. - Noter sur Netsoins les mouvements (entrées, sorties, absence au repas dans les informations générales) - Gestion de la caisse quotidienne - Création du dossier administratif d'un résident lors de son admission. - Créer les étiquettes laboratoire pour les infirmiers - Faire les photos du résident (portrait et debout) lors de son entrée et l'insérer sur Netsoins - Création du dossier dans le logiciel de facturation. - Editer le contrat de séjour et ses annexes ainsi que la facture - Actualiser la liste des résidents à chaque entrée/sortie. - Effectuer la facturation et enregistrer les règlements sur le logiciel - Assurer le suivi du dossier résident (mise à jour, avenant modification du GIR à 30 jours, avenant modification du GIR annuel, avenant modification des prestations annexes, avenant pour les objectifs de prise en charge à 6 mois puis avenant annuel, clôture du dossier) -Saisie des entrées, sorties, hospitalisations, vacances et dépenses de DM sur le portail RESID EHPAD -Remplir les feuilles d'émargements pour la semaine à venir. RESSOURCES HUMAINES: -Aider à la recherche de vacataire en cas d'absence d'un titulaire (HUBLO et/ou appels). - Noter sur le planning les absences, heures supp (classeur planning) - Faire signer les contrats de travail au quotidien - Transmettre les arrêts (maladies, accident de travail, enfant malade et congés) à l'attachée de direction RESTAURATION - Mettre à la disposition des salariés et des stagiaires, le tableau d'inscription aux repas et la feuille de présence des stagiaires. - Afficher le menu du jour dans les ascenseurs - Mettre à jour le tableau des repas consommés par le personnel et les stagiaires. - Liste plateau repas avant 11h00. (TCQR) - Enregistrement des repas, achats boutique, bar sur le logiciel de facturation. COMMERCIAL - Assurer le traitement des demandes d'admissions sur UNIC (1er appel + suivi) si absence des premiers membres de la filière - Effectuer des visites commerciales. MIISSIONS QUOTIDIENNES: -Vérifier la présence de tous les salariés et remplacer si besoin à l'aide des disponibilités des vacataires présents dans le registre. - Veillez avec l'équipe d'entretien à la propreté générale du hall et à la bonne disposition des espaces. Horaires du mardi au samedi de 09h30 à 18h30 avec une pause méridienne de 12h00 à 14h00