Missions principales : Gestion des documents : Organisation, classement et archivage des documents administratifs. Préparation et rédaction de courriers, rapports, comptes rendus ou autres documents nécessaires à l'activité de l'entreprise. Mise à jour des bases de données et des fichiers électroniques. Accueil et communication : Accueil physique ou téléphonique des visiteurs, clients ou partenaires. Réception et traitement des appels téléphoniques, des e-mails et des demandes diverses. Transmission d'informations aux équipes ou à la hiérarchie. Gestion de l'agenda et des plannings : Organisation et planification des rendez-vous, réunions ou déplacements. Préparation des salles de réunion et des supports nécessaires pour les rendez-vous. Suivi des déplacements et des rendez-vous des responsables ou de l'équipe. Support logistique : Gestion des fournitures de bureau et des commandes de matériel nécessaire au bon fonctionnement des services. Coordination des services de maintenance ou de nettoyage, si nécessaire. Assistance administrative à l'équipe : Aide dans les démarches administratives courantes (gestion de la paperasse, factures, suivis de contrats, etc.). Préparation de documents pour la comptabilité ou les ressources humaines, comme les notes de frais, les contrats ou les fiches de paie. Compétences requises : Organisation : Un bon sens de l'organisation est essentiel pour gérer plusieurs tâches simultanément et respecter les délais. Communication : Un assistant administratif doit avoir de bonnes compétences en communication, que ce soit pour rédiger des documents, échanger au téléphone ou en personne. Discrétion et rigueur : La gestion d'informations confidentielles (comme des dossiers du personnel ou des informations financières) demande une grande rigueur et discrétion. Maîtrise des outils bureautiques : Connaissance des logiciels comme Word, Excel, Outlook, ou des outils de gestion de projets et de communication. Autonomie et réactivité : Il est important d'être capable de travailler de manière autonome tout en étant réactif aux demandes urgentes. Qualités personnelles : Polyvalence : L'assistant administratif doit être capable de gérer une variété de tâches administratives et s'adapter rapidement aux besoins de l'entreprise. Sens du service : Être à l'écoute des demandes internes ou externes et apporter des solutions efficaces.