L'Assistante de Direction d'un Directeur Général des Services (DGS) d'un Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS) joue un rôle central dans la gestion administrative et l'organisation du travail du DGS. Elle est le pivot entre la direction, les élus, les services internes et les partenaires extérieurs. L'Assistante de Direction agit comme un support stratégique et opérationnel pour le DGS. Ses fonctions couvrent : - La gestion administrative et organisationnelle du cabinet du DGS. - L'appui au pilotage et à la coordination des services. - La communication et la liaison entre les acteurs du CIAS (élus, personnel, partenaires). - Le suivi des dossiers stratégiques et la gestion des priorités du DGS. 2 Missions Principales de l'Assistante de Direction du DGS 1. Gestion de l'Agenda et des Réunions - Organiser le temps du DGS de manière optimale - Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements. - Assurer une gestion efficace des priorités et des urgences. - Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions. - Rédiger les ordres du jour et comptes-rendus des réunions du CIAS. - Assurer le suivi des décisions prises et relancer les interlocuteurs concernés. 2.Gestion Administrative et Suivi des Dossiers - Faciliter le pilotage du CIAS en assurant un suivi rigoureux des dossiers - Assurer le classement et l'archivage des documents stratégiques (délibérations, arrêtés, courriers officiels). - Préparer et suivre les actes administratifs du CIAS. - Rédiger et mettre en forme des notes de synthèse, courriers, rapports et comptes-rendus. - Assurer le suivi des marchés publics et des procédures administratives en lien avec les services. - Contrôler la conformité des documents avant transmission aux partenaires (élus, services déconcentrés de l'État, financeurs). 3. Suivi Budgétaire et Financier - Apporter un soutien administratif à la gestion financière du CIAS - Participer au suivi des budgets des services (EHPAD, SSIAD, pôle autonomie). - Assister dans la préparation et la gestion des dossiers de subventions (CAF, ARS, Région). - Suivre les engagements de dépenses et commandes publiques en lien avec le service financier. - Gérer la facturation et les relations avec les fournisseurs (validation des bons de commande, suivi des paiements). 4. Interface avec les Partenaires et Communication - Assurer une communication - Jouer un rôle d'interface entre le DGS, les services, les élus et les partenaires extérieurs. - Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité pour les interlocuteurs de la direction. - Gérer la diffusion des informations internes et externes auprès des agents et partenaires institutionnels. - Contribuer à la rédaction et mise en forme des supports de communication officiels (lettres aux usagers, convocations, notes internes). 5. Soutien aux Instances de Gouvernance du CIAS - Garantir le bon déroulement des réunions des instances décisionnelles - Préparer et envoyer les convocations pour le Conseil d'Administration du CIAS. - Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, matériel, dossiers). - Rédiger et diffuser les procès-verbaux et comptes-rendus des réunions de direction et des conseils. - Suivre la mise en œuvre des décisions prises en conseil (délibérations, votes budgétaires, orientations stratégiques). 6. Appui au Management et à la Coordination des Services - Centraliser et synthétiser les demandes et rapports des services avant transmission au DGS. - Assurer une veille juridique et réglementaire sur les évolutions du secteur médico-social. - Participer à la gestion des ressources humaines en lien avec le service en lien avec le service.