- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'EPA - Assurer le suivi des dossiers administratifs - Participer à l'exécution budgétaire - Assister le responsable des Moyens - Participer à certains travaux administratifs de l'élaboration du Projet Social et de son évaluation- Traitement des dossiers et saisie de documents - Gestion de l'information, classement et archivage de documents - Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire - Accueil physique et téléphonique en appui avec les agents d'accueil des centres - Gérer un système de mesure de la fréquentation, réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès - Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité Traitement des dossiers et saisie de documents - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques - Saisir des documents de forme et de contenus divers - Gérer et actualiser une base d'informations - Rechercher les informations, notamment règlementaires et vérifier la validité des informations traitées - Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion - Rédiger des documents administratifs - Enregistrer ou saisir des données informatiques - Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux de réunion Gestion de l'information, classement et archivages de documents - Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers - Photocopier et assembler des documents - Trier, classer et archiver des documents - Synthétiser et présenter les informations - Préparer les dossiers pour les instances Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire - Réceptionner, contrôler, saisir et scanner les pièces comptables reçues - Assurer le suivi de la comptabilité d'engagement : réceptionner, contrôler les pièces nécessaires à l'élaboration des bons de commande, saisir, éditer et mettre à la signature les bons de commande, suivi des engagements non soldés. - Suivre l'exécution des différentes émissions (mandats et titres) - Saisir les inscriptions budgétaires dans le logiciel comptable - Gérer les fichiers de tiers sur une base de données - Contrôler le compte de gestion - Procéder à l'émission des virements de crédits Renseigner et orientation du public: - Identifier et orienter la demande en fonction de son degré d'urgence - Présenter des documents d'information et de communication - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la structure - Réaliser les inscriptions et les encaissements des adhérents - Participer à la construction de liens avec les usagers - Remplacement des agents d'accueil - Assurer le secrétariat, selon les procédures en vigueur, des centres socioculturels (gestion du courrier, fournitures, planning de réservation des salles et des véhicules, etc...) - Réaliser des travaux de bureautiques (saisie et mise en forme de courriers, compte-rendu, organisation du tri, classement et archivage des dossiers - Suivre et gérer l'agenda de la structure - Élaborer les supports de communication - Adapter les messages aux supports de communication et aux publics ciblés (Internet, plaquette, petit journal du centre,..) - Effectuer les sauvegardes informatiques et mises à jour des fichiers - Participer à l'exécution budgétaire Autres interventions polyvalentes en lien avec l'équipe - Participer aux temps forts d'animation en soutien aux équipes des Centres Socioculturels - maîtrise de l'outil informatique et du logiciel adhérents i-Noé, ainsi que des applications spécifiques liées au poste de travail - capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils - maîtrise des techniques d'accueil et les règles de communication - connaissance des techniques de secrétariat et de gestion de planning - connaissance du fonctionnement du standard téléphonique et d'internet