DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne. L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé. Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts. DESCRIPTION DU POSTE Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe : - Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants - Participer à l'activité administrative de l'institut - Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS MISSIONS Activités permanentes : De l'entrée en formation à la diplomation : - Elaboration des conventions de formation (liaison avec les OPCO et employeurs) - Elaboration des conventions de stage des étudiants - Suivi de la convention universitaire - Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants - Préparation administrative à la soutenance des mémoires de fin d'étude - Tenue et mise en conformité des dossiers avec les formateurs - Classement et archivage des dossiers scolaires - Gestion des absences - Préparation des jurys de diplômation : préparation des dossiers, envoi des tableaux à la Drieets, affichage des résultats - Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats..) Accueil des intervenants extérieurs Gestion des rémunérations des intervenants en lien avec la DRH Préparation des instances de l'IFCS (2 à 3 par an) Intendance : - Gestion des stocks : assurer un suivi des stocks de fournitures - Assurer le rangement des fournitures - Réserver le matériel audio-visuel pour les demandes externes - Assurer la liaison avec le service de reprographie : demande, réponse Organisation du concours : - Après information de la direction, établir une planification annuelle des épreuves de sélection en juin de l'année n-1, réaliser un document, et l'envoyer à l'ARS - Réaliser et mettre à jour annuellement la plaquette de présentation de l'IFCS ainsi que les documents justificatifs à mettre en ligne et les faire valider par la direction - Mettre en ligne les dossiers de sélection, - Dépouillement des dossiers d'inscription en conformité avec la check list validée - Enregistrement des candidats : état-civil, adresse, établissement, diplôme - Convoquer les candidats et leur envoyer leurs résultats après les réunions des jurys - Convoquer les membres des jurys après la réalisation d'une enquête sur leur disponibilité - Rassembler les documents nécessaires pour les épreuves et les jurys - Etablir un document statistique sur le traitement des dossiers de sélection pour le conseil technique de mai - Etablir le procès-verbal des réunions de jury - Gérer les listes des candidats reçus : liste complémentaire, reports, désistements, - Prévoir l'organisation des journées d'épreuves et de jury, réservation des salles pour l'année suivante - Préparer fin août une liste à jour des personnes rentrant en septembre - Classer les dossiers de sélection de l'année précédente et en prévoir l'archivage Gestion financière de la sélection - Etablir les documents permettant de payer les membres des jurys - Envoyer le récapitulatif des membres du jury à rémunérer à la DRH - Mettre à jour le fichier intervenants - Gérer les dossiers de prise en charge financière des étudiants PROFIL Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique